Sieben Maßnahmen, alle verstetigt: Was andere Kleinstädte von Hagenow lernen können

Welche Aufgaben können bestehende Rollen übernehmen? Und wo braucht es vielleicht neue Zuständigkeiten?

Wir haben bewusst darauf verzichtet, für das Thema Smart City eine neue Stabsstelle aufzubauen, und die Organisationsstruktur der Verwaltung weitgehend beibehalten. Die Projektleitung lag bei mir in der Wirtschaftsförderung, unterstützt durch eine halbe Stelle für die Digitalisierungsbeauftragte beziehungsweise den Digitalisierungsbeauftragten. Diese Stelle betreut die City-App und die Info-Stelen auch nach Projektende weiter.

Auch für Marketing und Content-Produktion der Stadt Hagenow, in der auch die Inhalte der Smarten Info-Stelen produziert werden, haben wir keine zusätzliche Struktur geschaffen. Dort bleibt eine Mitarbeiterin hauptamtlich zuständig, ihre Rolle hat sich aber verändert: Sie erstellt nicht mehr jeden Text selbst, sondern kuratiert und prüft zunehmend KI-gestützte Beiträge, die Kolleginnen und Kollegen zuliefern. Die Kolleginnen und Kollegen erstellen die Beiträge mit Hilfe von verschiedenen Agenten in einem Open-Source-KI-Studio. Dafür fallen keine Lizenzgebühren an, sondern es wird verbrauchsbasiert abgerechnet, wenn Freikontingente überschritten werden.

Der Einsatz von KI verändert die Rollenanforderungen in der Verwaltung insgesamt. Wir haben daher von Anfang an die Personalvertretung einbezogen und uns auf einen klaren Grundsatz verständigt: KI soll Arbeit erleichtern und Freiräume schaffen. Die KI-gestützte Fördermittel- oder Unternehmensansiedlungsakquise, Gesprächs- oder Präsentationsvorbereitung sind gute Beispiele dafür. Sie soll weder zur Leistungsbewertung eingesetzt werden noch vorrangig dazu dienen, Arbeit zu verdichten.

Wie stellen Sie sicher, dass Wissen und Verantwortung für Digitalisierung dauerhaft in der Verwaltung verankert bleiben und nicht von einzelnen engagierten Personen abhängen?

Digitalisierung ruht bei uns bislang im Wesentlichen auf drei Schultern: beim Bürgermeister, beim Digitalisierungsbeauftragten und bei mir als Wirtschaftsförderer. Uns ist bewusst, dass das auf Dauer nicht ausreicht.

Gerade mit Blick auf meinen perspektivischen Ruhestand stellt sich die Frage, wie Wissen und Verantwortung weitergegeben werden. Unserem Bürgermeister ist dieses Thema sehr bewusst. Unser gemeinsamer Anspruch ist deshalb, frühzeitig eine Nachfolge zu finden, die neben der Wirtschaftsförderung auch eine Affinität zu Digitalisierungs- und Smart-City-Themen mitbringt.

Vorgesorgt haben wir außerdem über den Stellenplan: Die Stadt hat zwei flexible Stellen geschaffen und in der Haushaltsplanung verankert. Sie lassen sich für Einarbeitung und Übergaben, aber auch für Auszeiten wie Elternzeitvertretung nutzen. So schaffen wir Spielraum, um Wissen rechtzeitig weiterzugeben und personelle Übergänge besser abzufedern.

Wie finanzieren Sie den Betrieb der Maßnahmen, seit die Förderung ausgelaufen ist?

Seit dem Ende der Förderung finanzieren wir den Betrieb der Maßnahmen aus dem kommunalen Haushalt. Die Verantwortung liegt damit vollständig bei der Stadtverwaltung.

Für die City-App veranschlagen wir grob rund 1.500 Euro pro Quartal. Bisher fielen für jede neue App-Servicekachel zusätzlich etwa 500 Euro Entwicklungsaufwand an. Künftig wollen wir Weiterentwicklungen stärker in der bereits erwähnten Anwender-Community abstimmen und die Kosten auf mehrere Kommunen verteilen. Derzeit laufen Gespräche darüber, wie diese Community einen stabilen organisatorischen Rahmen bekommen kann.

Für die vier Info-Stelen fallen rund 1.600 Euro jährliche Softwarekosten an, beim KI-gestützten Marketing um die 150 Euro pro Monat. Die Verbrauchsmaterialien für die Technik in unserem digitalen Experimentierraum finanzieren sich auf Grund der sehr guten Nutzungszahlen aus den Gebühren.

Welche schwierigen Entscheidungen mussten Sie treffen, um Verstetigung überhaupt möglich zu machen?

Besonders schwierig waren für uns zwei Entscheidungen. Eine davon betraf das Personal. Im Projektverlauf haben wir festgestellt, wie entscheidend es ist, dass Qualifikation, Aufgabenprofil und Zusammenarbeit zusammenpassen. Wir haben deshalb personell nachgesteuert – obwohl das Projekt bereits unter Zeitdruck stand. Für mich war das eine wichtige Erfahrung: Beim qualifizierten Fachpersonal sollte man keine Kompromisse machen.

Und zweitens haben wir uns bewusst dagegen entschieden, während der Förderung noch weitere Maßnahmen aufzusetzen. In einer freiwilligen Zwischenevaluierung waren unter anderem zusätzliche Vorhaben zu Datenmanagement, Sicherheit und Geodaten vorgeschlagen worden. Wir wollten unsere begrenzten Kapazitäten aber darauf konzentrieren, die sieben bereits begonnenen Maßnahmen qualitativ gut abzuschließen und so aufzustellen, dass wir sie auch nach Förderende weiterführen können.

Das hatte eine konkrete Konsequenz: Am Ende haben wir rund 300.000 Euro Fördermittel nicht abgerufen. Dies wurde im politischen Raum durchaus kontrovers diskutiert.

Wenn Sie einer anderen Kleinstadt kurz vor dem Ende einer MPSC-Förderung einen Rat geben könnten: Was sollte sie unbedingt frühzeitig tun?

Ganz wichtig ist, die späteren Betriebskosten frühzeitig mit dem kommunalen Haushalt abzugleichen und keine Strukturen aufzubauen, die sich nach Ende der Förderung nicht mehr tragen lassen. Das war für uns eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass wir heute alle sieben Maßnahmen weiterführen können. Auch beim Personal sollte man früh vorsorgen.

Qualifiziertes Fachpersonal ist aus meiner Sicht der Schlüssel zum Erfolg. Nachfolge, Einarbeitung und Wissenstransfer sollten deshalb rechtzeitig geplant werden. Uns helfen dabei zum Beispiel die flexiblen Stellen, die wir im Stellenplan verankert haben.

Ebenso wichtig ist, den kaufmännischen Blick von Anfang an mitzudenken. Bei neuen Anwendungen sollte man nicht nur auf die Investitionskosten schauen, sondern auch auf laufende Kosten und den internen Aufwand für Betrieb und Pflege. Bei KI-Anwendungen würde ich außerdem empfehlen, Personalvertretung und Datenschutz früh einzubeziehen. Und schließlich lohnt sich die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen: In einer Anwendergemeinschaft lassen sich Weiterentwicklungen gemeinsam organisieren und Kosten teilen.

Vielen Dank für das Gespräch!