Vom Pilotprojekt zur Praxis: Smart-City-Maßnahmen erfolgreich verstetigen

Ausgangslage

Ausgangspunkt der Untersuchungen waren die Maßnahmen der Modellprojekte Smart Cities (MPSC), deren Förderung im Jahr 2024 planmäßig ausgelaufen ist. Anhand der MPSC Cottbus, Grevesmühlen, Kaiserslautern (nachträglich verlängert),  Kirchheim bei München, Solingen und dem Landkreis Vorpommern-Greifswald bot sich die Möglichkeit, erste empirische Erkenntnisse zur Verstetigung von Smart-City-Maßnahmen sowie ihren Rahmenbedingungen, Herausforderungen und Gestaltungsoptionen zu gewinnen. 

Die Kurzstudie steht dabei unter anderem in engem Zusammenhang mit der Studie „Smart-City-Lösungen skalieren: Erfolgskriterien für die nachhaltige Verstetigung und den erfolgreichen Transfer“ und der dort erarbeiteten Roadmap als Hilfestellung für die kommunale Prozessgestaltung der Verstetigung und Skalierung.
 

Ziel

Ziel der Studie war es, die Verstetigungsansätze der auslaufenden MPSC überblicksartig zu erfassen und in drei vertiefenden Fallstudien ihren Weg zur Sicherung der Nachhaltigkeit ihrer Maßnahmen und der aufgebauten Prozesse und Strukturen des Smart-City-Vorhabens detailliert zu erfassen.

Auftragnehmer des Forschungsprojekts war das Deutsche Institut für Urbanistik (Berlin) als Teil des Forschungsclusters der Koordinierungs- und Transferstelle Modellprojekte Smart Cities (KTS).

Konzept

Das Vorgehen zur Erarbeitung der Inhalte der Studie gliederte sich in folgende Schritte:

1. Literaturanalyse einschlägiger Fachliteratur 

   Eine umfassende Desktop-Recherche hat mögliche beeinflussende Rahmenbedingungen und Schlüsselvariablen ausgewertet und diese kategorisiert. Durch die Formulierung von Thesen wurden Fragestellungen für die vertiefende Fallanalyse abgeleitet.
    

2. Fallanalyse ausgewählter auslaufender MPSC-Maßnahmen

   Eine Dokumentenanalyse von Planungsdokumenten und Monitoringberichten sowie Hintergrundgespräche mit den entsprechenden Referentinnen und Referenten der KTS dienten der Auswahl auslaufender MPSC für eine vertiefende Analyse. Mithilfe leitfadengestützter Interviews mit MPSC-Vertreterinnen und -Vertretern erfolgte eine Bestandsaufnahme und vertiefende Analyse zu förderlichen Rahmenbedingungen, Hintergründen zur Machbarkeit und Priorisierung von Prozessschritten und von Schritten zur Verstetigung. Dabei wurden konkrete Schritte zur Verstetigung von Maßnahmen sowie der Prozesse und Strukturen des jeweiligen Gesamtvorhabens in den MPSC unterschieden. Ziel war es, unterschiedlicher Verstetigungsansätze detailliert aufzubereiten.
    

3. Analyse von Schlüsselvariablen der Verstetigungsansätze

   Mithilfe einer Querauswertung der erfassten Verstetigungsansätze wurden zentrale Schlüsselvariablen für die Verstetigung abgeleitet und mit den Ergebnissen aus der Literaturrecherche abgeglichen. In einem gemeinsamen Online-Workshop mit Vertreterinnen und Vertretern der MPSC wurden diese auf Plausibilität geprüft, um aus den Ergebnissen der Kurzstudie valide Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Verstetigung von Smart-City-Maßnahmen zu entwickeln.
    

Ergebnisse

Für den Entwicklungsprozess einer Smart-City-Maßnahme von der ersten Ideenfindung bis in den kommunalen Regelbetrieb gibt es keine universelle Anleitung. Jede Kommune ist gefordert, einen auf die eigenen Rahmenbedingungen zugeschnittenen Ansatz zu entwickeln. Die in dieser Kurzstudie herausgearbeiteten fünf Verstetigungsfaktoren weisen auf typische Herausforderungen im Übergang von der Projektentwicklung zum Regelbetrieb hin und geben konkrete Empfehlungen, mit welchen Schritten der Verstetigungsprozess gelingen kann.

Der Studie zufolge sind fünf Faktoren entscheidend für eine gelungene Verstetigung:

• Kommunikation: Kommunen müssen Ziele und Nutzen ihrer Maßnahme verständlich erklären – intern, gegenüber der Politik und der Öffentlichkeit.
• Wirkung sichtbar machen: Wer belegen kann, was eine Maßnahme tatsächlich bringt, stärkt die Argumente für ihre Weiterführung. Kommunen sollten früh messen, wie die Lösung wirkt – und das mit nachvollziehbaren Zahlen und Beispielen belegen.
• Technische Anschlussfähigkeit: Digitale Lösungen müssen zu bestehenden IT-Strukturen passen. Kommunen brauchen ein Konzept für den laufenden Betrieb und spätere Weiterentwicklungen.
• Klare Zuständigkeiten: Kommunen sollten früh klären, wer für die Maßnahme verantwortlich bleibt – über Projektgrenzen hinaus.
• Finanzierung sichern: Nur wer dauerhafte Mittel oder tragfähige Modelle findet, kann digitale Angebote langfristig betreiben.

Die Analyse der auslaufenden Modellprojekte zeigt damit deutlich, dass eine erfolgreiche Verstetigung meist nur gelingt, wenn mehrere Faktoren gleichzeitig berücksichtigt werden. Schwächen bei nur einem dieser Punkte können bereits den dauerhaften Betrieb gefährden. Entscheidend ist daher, die Verstetigung nicht als abschließende Aufgabe am Ende des Förderzeitraums anzugehen, sondern sie von Beginn an mitzudenken. Auf diese Weise können Kommunen innovative Leistungen langfristig etablieren und so einen spürbaren Beitrag zur nachhaltigen Verbesserung der Lebensqualität in Städten und Regionen leisten.