Organisation, Managementansätze und Prozessdesign in Modellprojekten Smart Cities

Status: laufend
Start: Februar 2022
Programm: Modellprojekte Smart Cities

Ausgangslage

Digitalisierung und Smart City stellen ebenso wie die Stadtentwicklungspolitik ein politisches Querschnittsthema dar. Um ein solches Thema strategisch aufzugreifen, erfordert es Beiträge aus unterschiedlichen fachlichen und politischen Perspektiven. Eine solche fachbereichsübergreifende Koordinierung steht jedoch häufig im Widerspruch zu der fachspezifischen Organisation kommunaler Verwaltungen. Vor diesem Hintergrund sollen die gewählten und geplanten Organisationsformen, Managementansätze und Prozessdesigns der Modellprojekte Smart Cities (MPSC) und anderer deutscher Kommunen durch dieses Forschungsprojekt im Rahmen der Begleitforschung der Koordinierungs- und Transferstelle Modellprojekte Smart Cities (KTS) analysiert werden.

Ziel

Die Begleituntersuchung zielt zum einen auf die vertiefende Analyse der verwaltungsinternen Strukturen und Organisationsformen, zum anderen auf spezifische Rechtsfragen bei der Wahl der Organisationsformen in Bezug auf kommunale Beteiligungen. Während die letztgenannte Zielstellung die Erkenntnisse der BBSR-Studie „Smart Cities gestalten: Welche Rechts- und Organisationsform wählen?“ aus dem Jahr 2019 vertiefen soll, geht es bei den verwaltungsinternen Strukturen um eine genauere Bestimmung ihrer Auswahlprämissen. Im Ergebnis werden Handlungsempfehlungen zur Auswahl digitalspezifischer Organisationsformen getroffen.

Konzept

Ziel der Studie ist eine vergleichende Untersuchung von verwaltungsinternen Koordinationsmodellen und deren Akteuren bei der Entwicklung von Digitalstrategien und der Umsetzung von Smart-City-Projekten. Aufgrund der Spezifika des deutschen (Kommunal-)Verwaltungsaufbaus und des Kommunalrechts fokussiert die Untersuchung auf eine deutschlandweite Analyse:

Welche Formen/Typen der Prozessorganisation und verwaltungsinternen Kooperation lassen sich identifizieren?
Welche Gründe für die gewählten Organisationsmodelle lassen sich finden?
Welche Vor- und Nachteile zeigen die gewählten Organisationsmodelle bisher?
Welche alternativen Organisationsmodelle wurden in den MPSC diskutiert? Warum wurden sie nicht weiterverfolgt?
Welche Rolle nehmen die koordinierenden Akteure innerhalb des Organisations- und Kompetenzgefüges der Verwaltung ein?
Welche Formen der verwaltungsinternen Kooperation sind besonders geeignet, um die ressortübergreifende Koordination zu gewährleisten?
Welche Wirkungen lassen sich aus formellen (Hierarchien, Weisungsbefugnisse, Abläufe und Verfahren) und informellen (persönliche Kontakte und Absprachen, Vertrauen, „kurze Dienstwege“) Elementen des jeweils gelebten Organisationsmodells ableiten? Welche Rolle spielt hierbei die bereits bestehende „Arbeits- und Kooperationskultur“ in der Verwaltung?
Welche Rolle spielen die gewählten Organisationsmodelle bei der Weiterentwicklung der kommunalen Verwaltung vor Ort? Welche Ziele, Hoffnungen und welche ersten Effekte – etwa in Hinblick auf eine agilere und vernetzter arbeitende Verwaltung – lassen sich beobachten?

Als methodisches Vorgehen wurde eine Kombination aus Desk Research sowie Telefon- und Experteninterviews gewählt.

Arbeitspakete

Das methodische Vorgehen zur Erarbeitung der Inhalte der Studie gliedert sich in folgende Arbeitsphasen:

Arbeitspaket 1: Aufbereitung der in den Kommunen gewählten Organisationsmodelle

Als Desk Research wird zunächst der vorliegende Befund von Organisationsmodellen in den MPSC der 1. Staffel um jene der 2. und 3. Staffel ergänzt. Genutzt wird hierbei das durch die KTS entstehende Material – insbesondere die Gesprächsdokumentationen und das Hintergrundwissen des Projektbüros, die Berichte des Monitorings sowie die entwickelten Statusprofile. Weiteres Informations- und Datenmaterial wird ergänzend hinzugezogen. Über den Kreis der MPSC hinaus werden anschließend weitere deutschlandweit vorzufindende Organisationsmodelle kommunaler Digitalisierungsstrategien und Digitalisierungsprojekte erfasst und typisiert. Die Analyse erfolgt als Desk Research.

Arbeitspaket 2: Vertiefende Analyse einzelner Typen der Organisationsmodelle

Die Typisierung der Organisationsmodelle bildet die Basis für eine vertiefende Betrachtung. Für die weitere Analyse der Auswahlgründe und vor allem auch der Erfahrungen mit den Organisationsmodellen werden leitfadengestützte Telefoninterviews mit ausgewählten Kommunen geführt. Für die Auswahl der heranzuziehenden Fallstudien ist ein Abbild aller identifizierten Organisationsmodelle über Kommunen unterschiedlicher Gemeindegrößenklassen entscheidend. Die vertiefende Analyse erweitert und konkretisiert typenbezogene Aussagen und differenziert die Typologie weiter aus. Auf Basis der Erkenntnisse werden vorläufige Handlungsempfehlungen entwickelt.

Arbeitspaket 3: Interview zur Härtung der Befunde

Die Handlungsempfehlungen werden anschließend niedrigschwellig im Rahmen von Experteninterviews zur Diskussion gestellt und gehärtet.

Arbeitspaket 4: Finalisierung der Handlungsempfehlungen und Bericht

Die Ergebnisse der Breitenuntersuchung, der vertiefenden Analyse und der Härtung der Befunde münden in einem gemeinsamen Bericht mit Handlungsempfehlungen.

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