„Verstetigung ist sehr viel kommunikative Arbeit“

Frau Prell, nach welchen Kriterien entscheiden Sie, welche Maßnahmen nach Ende der Förderung weitergeführt werden?

Ein wichtiger Grundstein wurde schon in der Strategiephase gelegt. Die Maßnahmen wurden in Arbeitsgruppen gemeinsam mit den jeweiligen Fachbereichen der Verwaltung und Fachexpertinnen und Fachexperten aus Wirtschaft und Wissenschaft entwickelt, die sie später nutzen sollen. Wir haben also von Anfang an sehr bedarfsorientiert gearbeitet. Jetzt schauen wir für jede Maßnahme, was nach Ende der Förderung für eine Verstetigung notwendig ist. Ein einheitliches Modell gibt es dafür nicht: Entscheidend sind der jeweilige Nutzen, der künftige Träger und der Aufwand für den Betrieb und die Weiterentwicklung.

Manche Projekte sind Ende August 2027 abgeschlossen, ihre Ergebnisse wirken aber weiter. Ein Beispiel sind die ‚Smarten Kitas‘. Hier haben wir Mitarbeitende der städtischen Kitas im Umgang mit digitalen Themen qualifiziert, die künftig als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren wirken können. Auch beim Stellenprofil des Digitalagenten für Schulen arbeiten wir gerade an der Verstetigung.

Andere Maßnahmen benötigen künftig ein durchdachtes Betriebskonzept, wie der ProbierLaden und JEDI. Hier ist die große Frage, wie die Finanzierung der Maßnahmen nach Ende der Projektlaufzeit gestemmt werden kann. Bei manchen Maßnahmen ist die Anschlusslösung bereits weitgehend vorbereitet, bei anderen suchen wir in Anbetracht der angespannten Haushaltslage noch nach einer tragfähigen Finanzierung.

Was braucht es, damit der Übergang von einem geförderten Projekt in den Regelbetrieb gelingt?

Verstetigung sollte von Anfang an mitgedacht werden. Es reicht nicht, am Ende der Förderung in ein fertiges Produkt zu übergeben. Auch wenn man noch nicht weiß, ob eine Idee wirklich funktioniert, sollte man rechtzeitig Zuständigkeiten, Personal, Prozesse, Finanzierung und technische Betreuung klären. Außerdem muss man permanent mit den relevanten Akteuren im Gespräch bleiben. Bei einer siebenjährigen Projektlaufzeit wechseln Menschen, Zuständigkeiten und Prioritäten. Auch die Haushalts- und Wirtschaftsplanung muss man mitdenken: Wenn nach Projektende beispielsweise Wartungsverträge, Updates oder Personal benötigt werden, muss das rechtzeitig eingeplant sein. Eine Anschlussfinanzierung darf nicht nur die Zeit unmittelbar nach der Förderung überbrücken, sondern muss zu einem langfristig tragfähigen Betrieb beitragen.

Welche Rolle spielt der konkrete Nutzen einer Maßnahme für ihre Verstetigung?

Ich glaube, der Schlüssel ist immer der Nutzen: Wie viel Nutzen schafft eine Maßnahme und wer profitiert unmittelbar davon? Wenn ein Fachbereich oder eine Einrichtung selbst eine Arbeitserleichterung oder unmittelbaren Mehrwert erlebt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass eine Lösung übernommen wird. Bei den Gesundheitsappartements zeigt die Übernahme durch das Universitätsklinikum Jena, wie eine Maßnahme in vorhandene Strukturen übergeht.

Schwieriger wird es, wenn Aufwand und Nutzen an unterschiedlichen Stellen entstehen. Dann müssen wir gemeinsam mit den Beteiligten klären, wer das Angebot trägt und wie der laufende Betrieb finanziert werden kann. Bei dem Jenaer Telemedizinraum hat man sich nach der erfolgreichen Erprobung und Etablierung von Prozessen, Abläufen und Strukturen für die Schließung entschlossen, da im Smarten Quartier der Bedarf nicht groß genug war. Die gesundheitliche Versorgung im ländlichen Raum ist jedoch eine große Herausforderung für Gemeinden. Deshalb sind wir sehr froh, das Jenaer Modell auf die Gemeinden Crossen an der Elster und Langenwolschendorf übertragen zu können.

Ein anderes Beispiel ist unser ProbierLaden, ein kostenloser Lern- und Beratungsort für digitale Teilhabe in der Innenstadt. Damit haben wir etwas ganz Neues aufgebaut, das sehr gut angenommen wird. Die Stadtgesellschaft erwartet hier eine Fortführung. Ein solches Angebot mit qualifiziertem medienpädagogischem Personal ist allerdings deutlich aufwendiger zu verstetigen als eine Lösung, die in bereits bestehende Strukturen übergehen kann. Dafür suchen wir aktuell nach einer tragfähigen Lösung gemeinsam mit dem Land Thüringen.

Die WISSENsAllmende bildet als Datenplattform eine zentrale technische Infrastruktur des Smart-City-Projekts. Wie bereiten Sie deren dauerhafte Verankerung vor?

Die WISSENsAllmende ist für uns das technische Rückgrat des Projekts. Die nächste Version befindet sich noch in der Entwicklung und muss anschließend in unsere Strukturen integriert werden. Auch die Datenquellen der einzelnen Fachbereiche anzuschließen, ist ein längerer Prozess, der über die Projektlaufzeit hinausgehen wird.

Wir bereiten die Verwaltung aber schon länger darauf vor, dass die Plattform künftig als Arbeitsinstrument genutzt werden soll. Dazu haben wir eine Datenstrategie erarbeitet und vom Stadtrat verabschieden lassen. Daraus ist eine Dienstanweisung entstanden, in der Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für das Datenmanagement verbindlich festgelegt sind. Die Plattform soll von unserem IT-Service gehostet werden. Für den dauerhaften Betrieb müssen wir dies und auch Wartung und Weiterentwicklung in der Wirtschaftsplanung berücksichtigen.

Welche neuen Anwendungen beziehungsweise Anwendungsbereiche sind im vergangenen Jahr zur WISSENsAllmende hinzugekommen und was hat sich dadurch für die Nutzung der Plattform verändert?

Die WISSENsAllmende befindet sich derzeit noch in einer umfassenden technischen und konzeptionellen Überarbeitung. Auf der Smart Country Convention 2026 haben wir eine erste Beta-Version der neuen Datenplattform vorgestellt. Daher hat sich die Zahl der neuen Anwendungsfälle im vergangenen Jahr noch in Grenzen gehalten. Gleichzeitig wurde die Datengrundlage kontinuierlich erweitert und aktualisiert. So wurden beispielsweise Datensätze zu den Gewerbe-Baufeldern in Jena im Laufe des Jahres 2026 aktualisiert und auf den neuesten Stand gebracht. Darüber hinaus werden fortlaufend neue Messpunkte aus dem städtischen LoRaWAN-Sensornetzwerk in die Plattform integriert, unter anderem Bodenfeuchte- und Klimadaten aus dem Stadtgebiet.

Parallel dazu wird intern bereits an weiteren Anwendungsfällen und Nutzungsmöglichkeiten gearbeitet. Insbesondere für die Bereitstellung von Datenwürfeln für externe Nutzer wurden die nötigen technischen und datenseitigen Voraussetzungen geschaffen. Interne Tests waren erfolgreich. Die Umsetzung soll eng mit der Weiterentwicklung der Plattform verzahnt werden.

Im nächsten Schritt steht daher zunächst die Fertigstellung der neuen Plattformarchitektur im Vordergrund. Mit der Beta-Version soll anschließend eine verbesserte Grundlage geschaffen werden, um weitere Datenquellen und konkrete Anwendungsfälle schrittweise zu integrieren und die Nutzung der WISSENsAllmende für unterschiedliche Bereiche innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung auszubauen.

„Smart City“ soll in Jena über das Förderprojekt hinaus als kommunale Aufgabe verankert werden. Was bedeutet das konkret und wie setzen Sie das um?

Uns war wichtig, dass Smart City nicht nur als Projekt wahrgenommen wird. Als kommunale Aufgabe bedeutet Smart City für uns, Digitalisierung für Stadtentwicklung und Stadtgesellschaft dauerhaft in den Strukturen und Prozessen der Stadt mitzudenken – genauso wie Verwaltungsdigitalisierung. Deshalb haben wir die Smart-City-Themen in die Weiterentwicklung unserer Digitalisierungsstrategie eingebracht.

In der Strategie sind wichtige Rollen mit ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten hinterlegt. Außerdem haben wir entsprechende Prozesse und Entscheidungsstrukturen aufgebaut und weiterentwickelt. Auf dieser Grundlage bewerten wir gemeinsam, welche Digitalisierungsvorhaben umgesetzt werden können, welche IT-Ressourcen dafür benötigt werden und wie sie mit der Wirtschafts- und Haushaltsplanung zusammenpassen. Unter der Dachmarke „Smart City Jena“ wollen wir zukünftig auch über das Modellprojekt hinaus weitere Projekte und Aktivitäten bündeln.

Welche Empfehlungen würden Sie anderen Kommunen für die Verstetigung ihrer Smart-City-Aktivitäten geben?

Ich würde empfehlen, frühzeitig in die Gespräche zu gehen. Verstetigung ist sehr viel kommunikative Arbeit. Wir haben beispielsweise für Themen, die wir weiterbringen wollten, kurze Konzepte erstellt, die auf wenigen Seiten erklären: Warum brauchen wir das, was ist der Nutzen und wie wollen wir konkret vorgehen?

Genauso wichtig sind gute Prozess- und Betriebskonzepte. Man sollte nicht am Ende etwas an eine andere Stelle übergeben und sagen: „Macht jetzt bitte weiter.“ Man muss vorher durchdenken und dokumentieren, wie der Betrieb funktioniert und wer wofür zuständig ist - fachlich, personell, finanziell und technisch. Je nach Maßnahme kann das eine Übernahme in bestehende Strukturen, ein dauerhaftes eigenes Angebot oder die Weitergabe von Wissen sein. Und man sollte kontinuierlich über die Projekte und ihre Mehrwerte informieren und sich frühzeitig die Unterstützung der Verantwortlichen sichern.

Besten Dank für das Gespräch!