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Ein zentrales Element dieser Digitalisierungsbemühungen ist das Bürgerportal auf cottbus.de, welches den Zugang zu einer wachsenden Anzahl von Online-Verwaltungsleistungen ermöglicht. Derzeit können bereits viele Verwaltungsangelegenheiten über Online-Formulare abgewickelt werden. Diese Formulare werden durch den Nutzenden über ein individuelles Konto, welches durch die BundID bzw. MeinUnternehmenskonto verifiziert ist, an die zuständige Stelle innerhalb der Verwaltung übermittelt. Dort wird das Formular medienbruchfrei innerhalb des zentralen DMS bearbeitet und revisionssicher gespeichert. Der Bearbeitungsprozess wird für BürgerInnen transparent gestaltet. Direkter Kontakt mit dem Sachbearbeitenden und nachträgliche Dokumentenübermittlung sind jederzeit möglich. Zusätzlich ist der Bearbeitungsstand für BürgerInnen einsehbar. Die zahlreichen, im Rahmen des Projektes geschaffenen Schnittstellen des DMS zu verschiedenen Fachverfahren machen es zur zentralen Datenplattform der Verwaltung. Zusätzlich werden über das DMS verwaltungsinterne Workflows digitalisiert. U.a. ist die Stadt Cottbus nun in der Lage, TR-RESISCAN-konform ersetzend zu Scannen und somit z.B. die Eingangspost digital im DMS zu verteilen und weiter zu bearbeiten. Auch papierbasierte Bestandsakten können so in das DMS überspielt werden. Mit den genannten Tools ist ein vollständig digitaler, medienbruchfreier Prozess von Antragstellung bis Bescheidübermittlung möglich.
