Innovative Beschaffung

Das Innovationspotential für Kommunen durch Smart-City-Lösungen ist riesig. Doch egal ob Datenportale oder smarte Mobilitätslösung: Häufig sind die Projekte und damit auch die Beschaffungsprozesse sehr komplex. Gefragt sind daher innovative Vergabeinstrumente und agile Herangehensweisen. Eine Sprechstunde für smarte Kommunen organisiert von der Koordinierungs- und Transferstelle Modellprojekte Smart Cities in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) brachte viele wichtige Impulse.

In ihrem Impulsvortrag (siehe Video) ging Susanne Kurz, stellvertretende Leiterin von KOINNO auf grundsätzliche Herausforderungen der innovativen, öffentlichen Beschaffung im Smart-City-Kontext ein. Zentral, so Kurz, sei es, rechtzeitig alle Beteiligten ins Boot zu holen. Sie empfahl mit einem Projekt-Kick-off mit allen Stakeholdern wie Fachabteilungen, Digitalisierungsbeauftragten sowie Beschaffungs- oder Vergabestellen zu starten: „Was Sie am Anfang nicht richtig mitplanen, fällt Ihnen hinterher auf die Füße“, so Kurz. Oft seien Digitalisierungsbeauftrage oder Projektleitende bei Millionenprojekten auf sich allein gestellt: „Das kann nicht funktionieren. Es sollte klar sein, wer wann was macht.“  

Dass das Thema vielen Kommunen, die sich auf den Weg zur Smart City gemacht haben, unter den Nägeln brennt, zeigte auch die von der Koordinierungs- und Transferstelle Modellprojekte Smart Cities (KTS) in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) angebotene Sprechstunde. Zum interaktiven virtuellen Workshop, der sich der innovativen Beschaffung und Vergabe für Smart-City-Projekte widmete, hatten viele der rund 90 Teilnehmenden konkrete Fragen aus der Praxis mitgebracht, zum Beispiel: Wie kann ein Kulturwandel in der Verwaltung zugunsten von mehr Innovation befördert werden? Wie können Vergaben zügig und dennoch rechtssicher durchgeführt werden? Wie kann man gemeinsam mit innovativen Start-ups und etablierten IT‐Firmen vor Ort Projektideen entwickeln? 

Innovations-Scouting ohne „Geschmäckle“

Wie die Diskussion zeigte, gestaltet sich im Smart-City-Kontext oft die vorwettbewerbliche Phase als knifflig: „Wenn man im Vorfeld eines Auftrags mit Anbietern, Beratungsunternehmen oder auch Hochschulen eine Idee entwickelt, besteht oft die Erwartung, dass später ein Geschäft daraus wird“, berichtete eine Teilnehmerin, „das ist ein Knackpunkt.“ Für die KOINNO-Expertin Kurz sind solche Kooperationen ein wichtiger Bestandteil des Innovations-Scoutings. Sie rät, für die Phase der Ideenentwicklung entsprechende Dienstleistungsverträge abzuschließen. Bei der späteren Ausschreibung komme es auf Transparenz und gleiche Wettbewerbsbedingungen an: „Wichtig ist, dass alle Informationen für alle potentielle Bieter verfügbar sind. Dann entsteht auch kein Geschmäckle.“

Großer Beratungsbedarf bei Open-Source-Projekten

Viele Kommunen wollen Smart-City-Lösungen auch gemeinschaftlich entwickeln: Für die förder- und vergaberechtliche Beschaffung in interkommunalen Partnerschaften gibt es großen Bedarf, aber erst wenige Praxisbeispiele. Auch im Kontext Open-Source-Entwicklung offenbarte die Sprechstunde großen Beratungsbedarf. „Wir bleiben als Koordinierungs- und Transferstelle an dem Thema dran“, versprach Matthias Woiwode von Gilardi, Leiter der KTS. Offene Fragen sollen ausgewertet und in einem FAQ sowie weiteren Veranstaltungen aufgegriffen werden.  

KOINNO

Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) ist ein Förderprojekt, das im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) durchgeführt wird. Ziel des Kompetenzzentrums ist es, die Innovationsorientierung der öffentlichen Beschaffung in Deutschland dauerhaft zu stärken und den Anteil der Beschaffung von Innovationen am Gesamtvolumen des öffentlichen Einkaufs in Deutschland zu erhöhen. Unter anderem berät KOINNO Beschaffungsstellen bei der organisatorischen Umstrukturierung (z. B. hin zu einem zentralen und strategischen Einkauf) oder unterstützt diese beim Erwerb von neuen Produkten, Dienstleistungen und Systemlösungen. Ein Fokus liegt dabei auf der Vermittlung von Kompetenzen im Vergaberecht und von modernen und innovativen Vergabeverfahren. http://www.koinno-bmwi.de

Koordinierungs- und Transferstelle Modellprojekte Smart Cities (KTS)

Die KTS betreut seit die derzeit 73 vom Bund geförderten Modellprojekte Smart Cities. Als zentrale Anlaufstelle unterstützt die KTS die Modellprojekte und alle Kommunen in Deutschland dabei, den Erfahrungsaustausch untereinander zu gestalten und das gewonnene Praxis- und Fachwissen in die kommunale Breite zu übersetzen. Darüber hinaus koordiniert die Koordinierungs- und Transferstelle zahlreiche Aufgaben im Bereich des Wissenstransfers und der Begleitforschung und leitet daraus bedarfsgerechte Lösungen für alle Kommunen in Deutschland ab.