Patientenfahrten per App: Krankentransporte digital koordinieren

In Deutschland finden jährlich über 50 Millionen Patientenfahrten statt – viele davon sind planbar, etwa zur Dialyseeinrichtung, Strahlentherapie oder Reha. Besonders in Flächenländern wie Brandenburg erschweren jedoch der demografsche Wandel und die Schließung von Kliniken und Arztpraxen den Zugang zur medizinischen Versorgung. Das bedeutet, dass Krankentransporte häufiger in Anspruch genommen werden müssen, da es mehr ältere Menschen gibt und die Wege zu medizinischen Versorgungseinrichtungen länger werden. Die Organisation solcher Fahrten ist für Kliniken, Praxen und Patientinnen und Patienten oft aufwändig, da keine zentrale, digitale Koordination existiert - das kostet Zeit und Nerven.

Zwar koordiniert die Integrierte Regionalleitstelle (IRLS) Lausitz Notfall- und Verlegungsfahrten, viele andere medizinisch notwendige Transporte – etwa durch Hilfsorganisationen wie Johanniter, Malteser oder ASB – sind jedoch nicht zentral eingebunden.

Vor diesem Hintergrund wurde die Digitale Patientenbeförderung zur verbesserten Koordination planbarer sowie dringlicher Krankentransporte wie Klinikverlegungen in der Region entwickelt. Über eine Web- und Mobile-App können medizinische Einrichtungen und perspektivisch auch Bürgerinnen und Bürger mit wenigen Klicks Krankentransporte digital anfragen. Das System unterstützt die automatisierte Zuweisung und erleichtert den Buchungsprozess der Krankenfahrten. Dabei werden individuelle Anforderungen, wie zum Beispiel Rollstuhltauglichkeit berücksichtigt.

Die Lösung zielt darauf ab, bestehende Strukturen wie die IRLS Lausitz zu entlasten, Pflegeeinrichtungen, medizinisches Personal und Fahrdienstleiter zu unterstützen und Patientinnen und Patienten, insbesondere älteren und mobilitätseingeschränkte Menschen einen verlässlichen Zugang zur Gesundheitsversorgung zu ermöglichen und so die soziale Teilhabe in der Region zu stärken.

Was macht die Smart City Lösung besonders wirkungsvoll? Wie kann Ihre Kommune davon profitieren, die Lösung übertragen und nachhaltig nutzen? Entdecken Sie hier die Schlüsselfaktoren für den Erfolg dieser Lösung.

Erfolgsfaktoren zur Zielerreichung

Bedarfsorientierte Entwicklung als Fundament

Ein zentraler Erfolgsfaktor der Anwendung Digitale Patientenbeförderung ist deren Ausrichtung an den Bedürfnissen der Patientinnen und Patienten und den Einsatzkräften. Die frühe und enge Zusammenarbeit mit allen fünf integrierten Regionalleitstellen Brandenburgs ermöglichte die Entwicklung einer einheitlichen und anschlussfähigen Plattform. Diese basiert auf einer modularen, flexibel integrierbaren Systemarchitektur.

Technische Umsetzung mit messbarem Nutzen

Der Einsatz automatisierter Fahrtenverteilung und die Integration von Echtzeitdaten führen zu einer deutlich gesteigerten Effizienz und somit zu einem geringen Personalbedarf für die Transportverwaltung in den beteiligten Klinken. Die freiwerdenden Ressourcen stehen wieder für die primäre Aufgaben der Pflegekräfte zu Verfügung. Schlüsselindikatoren belegen den Erfolg: reduzierter Koordinationsaufwand, gesteigerte Termineinhaltung, verkürzte Bearbeitungszeiten, weniger Leerfahrten und mehr Transparenz. Die positiven Rückmeldungen aus Kliniken und Fahrdiensten bestätigen diesen Effekt.

Juristische und strukturelle Voraussetzungen frühzeitig klären

Datenschutz- und abrechnungsrechtliche Fragen wurden von Beginn an systematisch geprüft und in die technische Konzeption der Plattform integriert. Für Kommunen, die die Lösung übernehmen möchten, empfiehlt sich eine vorgelagerte Analyse der regionalen Mobilitäts- und Versorgungsstrukturen. Dazu gehört insbesondere ein Überblick über lokale Krankentransportanbieter (z. B. Hilfsorganisationen oder private Anbieter), deren Fahrzeugkapazitäten, Dispositionslogik und die Anbindung an die zuständige IRLS.

In der Regel liegt die operative Steuerung des qualifizierten Krankentransports bei den IRLS – meist in kommunaler oder Landesregie. Für die strategische Planung und Sicherstellung der Versorgung sind hingegen häufig Kommunen, Landkreise oder Zweckverbände verantwortlich. Diese Rollenverteilung sollte bei der Einführung einer digitalen Lösung von Anfang an mitgedacht werden.

Barrierearme Zugänge und kooperative Umsetzung

Die Plattform ist einfach zu bedienen – auch telefonisch – und ist damit barrierefrei zugänglich. Eine erfolgreiche Anbindung an bestehende Systeme (zum Beispiel IRLS Lausitz) vermeidet Parallelstrukturen. Die kooperative Entwicklung und der gemeinsame Betrieb von Verwaltung und Dienstleistern fördern Nachhaltigkeit und Anpassungsfähigkeit.

Erfolgsfaktoren zur Übertragbarkeit

Schnittstelle zum Einsatzleitsystem

Die Systemarchitektur ist modular und standardbasiert aufgebaut. Dadurch beschränken sich technische Anpassungen auf die Schnittstelle zum jeweiligen Einsatzleitsystem. Diese Flexibilität ermöglicht eine einfache Integration in bestehende IT-Strukturen – unabhängig von regionalen Gegebenheiten.

Interkommunale Zusammenarbeit in der Region

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die kontinuierliche Einbindung relevanter Akteure: Die Projektergebnisse werden regelmäßig im Austausch mit den Brandenburger IRLS diskutiert sowie über kommunale Spitzenverbände wie den Städte- und Gemeindebund und den Städtetag präsentiert. Auf diesem Weg wird frühzeitig ein strukturierter Wissenstransfer sichergestellt.

Open-Source-Bereitstellung

Der veröffentlichte Quellcode auf der Plattform OpenCode.de sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit. Er stellt eine verlässliche, anpassbare Grundlage für die Nachnutzung dar. Die Kombination aus erprobter Praxis, dokumentierten Schnittstellen und wirtschaftlichem Nutzen macht die Lösung zu einem übertragbaren Modell für zukunftsfähige Patientenbeförderung deutschlandweit.

Erfolgsfaktoren zur Verstetigung

Verlässliche Trägerschaft und Einbindung in bestehende Strukturen
Ein zentraler Erfolgsfaktor für die Verstetigung der Lösung ist die institutionelle Verankerung und Verstetigung. Die Stadt Cottbus/Chóśebuz hat sich zur investiven Beschaffung der Plattform verpflichtet. Nach Ende der Projektförderung wird sie dauerhaft vom Fachbereich IRLS Lausitz betrieben. Diese Integration in bestehende Verwaltungs- und Rettungsdienststrukturen ermöglicht eine kontinuierliche Nutzung und Pflege der technischen Lösung.

Nachhaltige Finanzierung und Planungssicherheit
Die langfristige Tragfähigkeit wird durch die Aufnahme der laufenden Kosten in die kommunale Haushaltsplanung gesichert. Die Verankerung in der Kostenstruktur des Rettungsdienstes schafft verlässliche Rahmenbedingungen für den Betrieb und unterstützt eine dauerhafte Nutzung ohne Abhängigkeit von Projektmitteln.

Beitrag zur gesundheitlichen Daseinsvorsorge
Die Plattform verbessert gezielt die digitale Infrastruktur im Bereich Pflege und Rettungsdienst. Sie trägt zur besseren Koordination von Versorgungsleistungen bei, erleichtert den Zugang zu Hilfsangeboten und ermöglicht eine effizientere Nutzung personeller Ressourcen. Damit stärkt sie die gesundheitliche Daseinsvorsorge in der Region.

Übertragbarkeit und Anschlussfähigkeit
Der Entwicklungsprozess berücksichtigt die Übertragbarkeit der Plattform auf andere Regionen oder Anwendungsfelder. Perspektiven für Anschlussförderung, eine Weiterentwicklung durch Forschungseinrichtungen oder die Integration in andere digitale Versorgungsstrategien machen das Modell zukunftsfähig und skalierbar.

Schmatische Darstellung der Umsetzungsstruktur — Creative Climate Cities

Weitere Informationen

Ausgangsbedingungen und Ziele

Lokale Herausforderungen

Die Stadt Cottbus/Chóśebuz ist das Oberzentrum im Süden Brandenburgs und übernimmt eine zentrale Rolle in der medizinischen Versorgung der umliegenden ländlichen Lausitzer Region. Während Cottbus über eine vergleichsweise gute Infrastruktur verfügt, ist das angrenzende Umland stark vom demografischen Wandel betroffen. Eine alternde Bevölkerung mit wachsendem Bedarf an medizinischer Versorgung steht einem ausgedünnten Angebot gegenüber – bedingt durch Klinikschließungen, das Wegbrechen von Facharztpraxen und Pflegeeinrichtungen.

Geringe Siedlungsdichten, lange Wegezeiten und eine unzureichend ausgebaute Mobilitätsinfrastruktur erschweren insbesondere die planbare Fahrten zu Fachärztinnen und -ärzten, Reha-Zentren oder Dialyseeinrichtungen. Die Durchführung solcher Transporte übernehmen in der Regel Hilfsorganisationen (z. B. Johanniter, Malteser, ASB), private Krankentransportunternehmen sowie einzelne Taxi- und Fahrdienste.

Gleichzeitig fehlt eine zentrale Koordination: Transportanbieter agieren isoliert, Buchungen erfolgen bislang telefonisch oder manuell, indem die Pflegekraft eine Liste von Fahrdiensten abtelefoniert, eine Übersicht über verfügbare Kapazitäten existiert nicht. Die Folgen sind Intransparenz, Medienbrüche, Doppelerfassungen, Terminabsagen und unklare Zuständigkeiten. Diese führen zu ineffizienten Abläufen, Terminabsagen und hoher Belastung des medizinischen Personals – mit spürbaren Auswirkungen auf die Versorgungssicherheit, insbesondere für vulnerable Gruppen.

Erschwerend kommt hinzu, dass bestehende Systeme – wie die Integrierte Regionalleitstelle, die auf Notfallrettung und Katastrophenschutz ausgelegt ist – nicht für planbare, regelmäßig wiederkehrende Fahrten konzipiert sind.

Die geplante digitale Plattform setzt genau hier an: Sie soll eine koordinierte Organisation medizinischer Transporte ermöglichen, vorhandene Ressourcen vernetzen und so Versorgungslücken schließen.

Planungsziele

Die Digitale Patientenbeförderung ist ein Leuchtturmprojekt der Digitalisierung im Gesundheitssektor, das die Stadt Cottbus/Chóśebuz in ihrer Entwicklung zur Gesundheitsmetropole nachhaltig stärkt. Ziel ist es, Cottbus als zentralen Hub in der Modellregion „Gesundheit Lausitz“ zu etablieren – mit dem Carl-Thiem-Klinikum als zukünftigem Universitätsklinikum.

Ausgehend von Cottbus als Gesundheitsmetropole wird der Zugang zur Gesundheitsversorgung insbesondere für ältere und mobilitätseingeschränkte Menschen auf ein zeitgemäßes und digitales Niveau gehoben. Damit werden soziale Teilhabe verbessert und Versorgungsungleichheiten abgebaut. Zugleich ermöglicht das Projekt eine effizientere und nachhaltigere Mobilitätssteuerung, etwa durch eine optimierte Transportauslastung sowie eine bessere Koordination lokaler Ressourcen.

Die Maßnahme leistet einen konkreten Beitrag zu einer integrierten und nachhaltigen Stadtentwicklung. Sie stärkt Cottbus als Smart City und positioniert die Stadt als Vorreiterin in der digitalen Gesundheitsversorgung. Damit erhöht sich auch das Potenzial der Region für Innovations- und Wirtschaftsförderung, was sich wiederum in höheren Investitionen und steigenden Fachkräften aus der Gesundheitswirtschaft äußert.

Ansatz zur Wirkungsmessung

Die Maßnahme ist ein Erfolg, wenn:

mindestens 90% der Fahrten innerhalb von 24 Stunden von Fahrdienstleisterinnen und -leistern angenommen werden.
sie bis September 2025 eine Verringerung der Anrufe zur Organisation einer Patientenfahrt durch das Pflegepersonal um 80% erreicht.
die Zahl der geplanten und durchgeführten Fahrten innerhalb eines Jahres von derzeit 88 (aktuell im Carl-Thiem-Klinikum) auf mindestens 500 pro Monat gesteigert wird.
mindestens 90% der Transportgenehmigungen digital und ohne Verzögerung erfolgen.
bis September 2025 ein Zugang zum Buchungssystem und zur selbständigen Buchung für Patientinnen und Patienten über eine Schnittstelle bereitgestellt wird.
die Patientenzufriedenheit auf einer Skala von 1 bis 5 eine sehr hohe Bewertung erreicht.
innerhalb von zwei Jahren 80% der regional verfügbaren Fahrdienstleister am System angemeldet sind.
das Patiententransportportal innerhalb von drei Jahren in mindestens drei weiteren Kommunen oder fünf zusätzlichen Kliniken eingeführt wird.

Die Buchungen über das System nehmen stetig zu. Während im April 2025 658 Fahrten gebucht wurden, waren es im Monat Juli 2025 bereits 8394 Fahrten.

Entwicklung und Umsetzung

Prozessschritte

Gremienberatung,
Betriebskonzept erstellen
Kickoff mit Projektpartnern
Entwicklung der Software
Rolloutplanung und Implementierung der Software (Alpha-Version)
Probebetrieb des Patiententransportportals (Nutzung durch Carl-Thiem-Klinikum, IRLS Lausitz, Fahrdienstleiter)
Betriebsphase
Einführung der Schnittstelle/Zugang für Patientinnen und Patienten
Laufendes Changemanagement

Governance

Für den erfolgreichen Betrieb und die Integration der digitalen Plattform in bestehende Verwaltungs- und Leitstellensysteme ist der Fachbereich Feuerwehr in Cottbus verantwortlich. Dieser betreibt die Lösung dauerhaft in enger Zusammenarbeit mit der integrierten Regionalleitstelle Lausitz.

Die Plattform wird durch eine Vielzahl an Akteuren genutzt, darunter das Carl-Thiem-Klinikum, Arztpraxen und die medizinischen Versorgungszentren. Zukünftig sollen auch Patientinnen und Patienten die Buchungsapp nutzen können.

Eine zentrale Rolle bei der Umsetzung spielen zudem die eingebundenen Fahrdienstleister, darunter Johanniter, DRK, Malteser, ASB sowie lokale Taxiunternehmen, die über die Plattform in den Ablauf der Regeltransporte eingebunden sind. Für Akuttransporte besteht eine direkte Schnittstelle zur IRLS Lausitz, die im Notfall den Rettungsdienst alarmiert und den Einsatz koordiniert.

Governance Schematische Darstellung Cottbus — Stadt Cottbus

Kosten bei Beschaffung

	Investive Kosten
Anschaffung	20-25% der Investitionskosten sind für Software, Wartung und Pflege als EVB IT-Pflegevertrag eingestellt.

*Aktuell ist noch keine konkrete Aussage zu den laufenden Kosten möglich, da sich das Betriebskonzept zur Fortführung noch in der Entwicklung befindet (Stand 07/2025).

Partizipation und Kommunikation

In einer interaktiven Umfrage, welche die Integrierte Leitstelle Lausitz gemeinsam mit dem Kooperationspartner Thiem-Research GmbH durchführte, sind die Erwartungen der Teilnehmenden an die intelligente Software erfasst worden. Bei der „Nacht der Kreativen Köpfe“ 2024 wurde das Patiententransportportal sowohl an der Leitstelle Lausitz als auch an der Medizinischen Universität Lausitz – Carl Thiem vorgestellt.

Technische Infrastruktur

Um in der Digitalen Patientenbeförderung eine medienbruchfreie Kommunikation mit allen Beteiligten – darunter Kliniken, Rettungsdiensten, der Integrierten Regionalleitstelle Lausitz und Patientinnen und Patienten – zu ermöglichen, erfolgt die Implementierung der Lösung als internet-basierter Dienst. Dieser Dienst muss jederzeit erreichbar sein. Die Anbindung an das bestehende Einsatzleitsystem CKS (CELIOS 7.x) der IRLS Lausitz erfolgt über eine gesicherte Datenverbindung (VPN) und eine noch zu entwickelnde Schnittstelle. Dabei sind insbesondere Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit nach geltenden Standards (zum Beispiel DSGVO, BSI) zu berücksichtigen.

Die technische Plattform erlaubt es der Leitstelle Einsatzanfragen für qualifizierte Krankentransporte sowie Verlegungsanfragen aus den Kliniken zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Umgekehrt können Transportanfragen durch die IRLS Lausitz an die Plattform übergeben und anschließend automatisch geeigneten Fahrdiensten zugewiesen werden.

Zur Nutzung der Plattform stehen mehrere Zugangswege bereit:

eine Smartphone-App für Fahrdienste und gegebenenfalls Pflegepersonal,
eine browserbasierte Web-App für Kliniken, IRLS Lausitz und zukünftig auch Patientinnen und Patienten sowie
ein Anrufservice zur telefonischen Erfassung

Im Zentrum der digitalen Lösung stehen zwei automatisierte Prozesse:

Regeltransporte werden nach Verfügbarkeit über die Fahrdienst-App zugewiesen und digital rückgemeldet.
Akuttransporte werden direkt an das Einsatzleitsystem der IRLS Lausitz übermittelt, wo sie umgehend disponiert werden können.

Die Fahrdienst-App ermöglicht eine Echtzeitverfügbarkeitsabfrage, eine optimierte Zuweisung der Transportaufträge sowie eine digitale Rückmeldung und Statusverfolgung der durchgeführten Fahrten. Die Plattform verwendet eine serviceorientierte Architektur mit modularer Erweiterbarkeit, wobei Schnittstellen zu bestehenden Systemen über gängige Protokolle wie REST-API oder HL7 FHIR gestaltet werden können. Eine Microservice-Architektur stellt dabei Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit sicher. Die zugrundeliegende Fahrdienst-App hat die MOXI GmbH als Unterauftragnehmerin im Projekt entwickelt.

Für die Umsetzung kommen erfolgreich erprobte Lösungen zum Einsatz, etwa:

die Wiederverwendung erprobter Routing- und Dispositionslogiken,
der Einsatz sicherer Authentifizierungsverfahren wie OAuth2 sowie

Datengrundlagen

Die Digitale Patientenbeförderung nutzt ein KI-gestütztes Dispositionssystem, das mit historischen Einsatzdaten trainiert wurde – darunter Einsatzdichte, Fahrzeiten und Bedarfsverläufe. Die Plattform erfasst die Fahrzeugbewegungen der beteiligten Transportunternehmen in Echtzeit und gleicht sie kontinuierlich mit aktuellen Anforderungen ab. Bei planbaren oder kurzfristigen Verlegungen schlägt das System automatisch passende Fahrzeuge vor und priorisiert die Einsätze je nach zeitlicher Dringlichkeit: hoch <1h, mittel <2h, niedrig >nh

Damit kann die Effizienz in der Koordination deutlich gesteigert werden, insbesondere im sogenannten Fremdbesetzungsverfahren, bei dem Fahrzeuge anderer Anbieter eingesetzt werden, um vereinbarte Bereitschaftszeiten einzuhalten.

Über eine API bindet die Plattform zudem das Einsatzdokumentationssystem Moxi an und wertet die dort erfassten Daten automatisiert aus. Sie analysiert unter anderem: