“Jede Sekunde zählt” - Einsatzkoordination in Echtzeit

Im Notfall zählt jede Sekunde – deshalb setzt unter anderem der DRK Ortsverein Lemgo auf eine digitale Lösung zur Ortung seiner Einsatzkräfte. Statt einzelne Positionen umständlich per Funk zu erfragen, senden GPS-Geräte in den Einsatzrucksäcken der Rettungskräfte automatisch Standortdaten an eine App. Auf einer digitalen Karte in der Einsatzleitung lässt sich so jederzeit erkennen, wo sich die Teams befinden – und welches Team den Einsatzort am schnellsten erreichen kann. Das spart wertvolle Zeit, verbessert die Koordination und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit im Ernstfall deutlich.

Ein erster erfolgreicher Praxistest fand im Dezember 2023 auf dem Volksfest „Kläschenmarkt“ in Lemgo statt – einer Großveranstaltung mit hoher Besucherzahl und mehreren Einsätzen. Dabei konnte die Einsatzleitung die Bewegungen der Teams in Echtzeit verfolgen, Aufgaben gezielt verteilen und damit Notfälle schneller versorgen. Besonders bei lauten Veranstaltungen wie dieser zeigte sich ein weiterer Vorteil: Während Funkverbindungen oft durch Umgebungsgeräusche gestört sind oder im Geräuschpegel untergehen, bleibt die digitale Ortung zuverlässig und klar und ermöglicht den ständigen Überblick über die Gesamtlage vor Ort.

Die zugrundeliegende Technologie ist vielseitig einsetzbar. Sie eignet sich nicht nur für Rettungsteams, sondern auch in anderen Bereichen der kommunalen Infrastruktur – etwa zur Ortung von Feuerwehr- und Polizeifahrzeugen, Rettungsbooten oder Krankentransporten. Auch in Kliniken kann die Positionsbestimmung mobiler Einheiten Abläufe effizienter gestalten.

Ziel der Lösung ist es, Einsätze schneller, sicherer und gezielter zu koordinieren – insbesondere bei unübersichtlichen Lagen oder Großveranstaltungen. Funkgeräte stoßen hier oft an ihre Grenzen. Die digitale Ortung verbessert die Kommunikation durch präzise Echtzeitdaten erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit und trägt so zur kommunalen Daseinsvorsorge und zur Stärkung des Bevölkerungsschutzes bei.

Alte Hansestadt Lemgo

Was macht die Smart City Lösung besonders wirkungsvoll? Wie kann Ihre Kommune davon profitieren, die Lösung übertragen und nachhaltig nutzen? Entdecken Sie hier die Schlüsselfaktoren für den Erfolg dieser Lösung.

Erfolgsfaktoren zur Zielerreichung

Lokaler Praxispartner

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die vertrauensvolle und kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem DRK Lemgo beim Testen der Lösung. Durch die frühe Einbindung der ehrenamtlichen Einsatzkräfte konnte praktisches Wissen – etwa dazu, welche Informationen in einer Einsatzlage tatsächlich benötigt werden oder wie die Benutzeroberfläche möglichst intuitiv gestaltet sein muss – direkt in die Entwicklung einfließen. So wurde sichergestellt, dass die Lösungskonzepte den tatsächlichen Bedarfen, insbesondere der gewünschten Zeitersparnis, entsprechen.

Niedrigschwellige technische Umsetzung
Statt teurer Spezialhardware kommen handelsübliche Smartphones und die bereits bestehende App „Owntracks“, die den Standort zuverlässig übermittelt, zum Einsatz. Diese Entscheidung für eine simple Open-Source-Lösung ist bewusst gewählt und ermöglicht auch über die Förderlaufzeit hinaus die Erweiterung.

Die Einführung wurde durch einen klaren Projektfahrplan, zugewiesene Ansprechpersonen und vorhandene IT-Kompetenz wesentlich erleichtert. Besonderes Augenmerk lag auf der Anbindung an bestehende IT-Strukturen sowie auf der frühzeitigen Klärung datenschutzrechtlicher Fragen – insbesondere zur personenbezogenen Nutzung von Standortdaten. Beim DRK Lemgo haben alle Beteiligten dem Tracking ihrer Position zugestimmt. Die Standortübermittlung kann bei Bedarf jederzeit pausiert werden; die Entscheidung darüber liegt in der Verantwortung der jeweiligen Nutzerinnen und Nutzer.

Erfahrungen aus dem Probebetrieb
Frühe Einsätze bei Veranstaltungen wie dem Kläschenmarkt sowie bei Übungen zur Personensuche und dem Tracking von Einsatzfahrzeugen ermöglichten eine praxisnahe Erprobung der Lösung. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklerteam und dem DRK Lemgo konnten kleinere Probleme zügig behoben und die Anwendung gezielt weiterentwickelt werden. Zentrale Erfolgskriterien waren dabei die spürbar schnellere Koordination der Einsatzteams und das durchweg positive Feedback der Einsatzleitungen.

Erfolgsfaktoren zur Übertragbarkeit

Von Anfang an auf Skalierbarkeit ausgelegt
Die Gemeinden Lemgo und Kalletal haben die Smarte Einsatzkräfteortung bewusst so konzipiert, dass sie leicht auf andere Städte, Organisationen und Einsatzbereiche übertragbar ist. Ob bei Großveranstaltungen, in der Gefahrenabwehr, im Katastrophenschutz oder bei Sanitätsdiensten – die Lösung ist flexibel einsetzbar und schafft Übersicht in dynamischen Lagen. Bereits in der Entwicklungsphase wurde Wert auf offene Standards, eine schlanke Systemarchitektur und klare Verantwortlichkeiten gelegt. Ein Benutzerhandbuch sowie ein Transferkonzept bieten praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung und Anpassung der Lösung.

Open Source – offen, kostenfrei, anpassbar
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Veröffentlichung als Open-Source-Software. Der gesamte Quellcode ist frei verfügbar und kann ohne Lizenzkosten genutzt, angepasst und weiterentwickelt werden – auch durch Kommunen ohne Projektförderung.

Niedrige Einstiegshürden durch einfache Technik
Die Lösung setzt auf handelsübliche Smartphones, die kostenfreie App „Owntracks“ und ein internetfähiges Gerät zur Standortdarstellung in der Einsatzleitung. Damit entfällt der Bedarf teurer Spezialhardware – ein großer Vorteil insbesondere für kleinere Organisationen und ehrenamtliche Strukturen

Für die weitere Übertragung hat das DRK Lemgo zusätzlich einen mobilen Technikkoffer zusammengestellt, der alle nötigen Komponenten enthält. Dieser kann unkompliziert an andere DRK-Verbände oder Organisationen ausgeliehen werden, um das System auch kurzfristig einsatzfähig zu machen.

Erprobt in starker Partnerschaft
Die Entwicklung erfolgte gemeinsam mit dem Amt Süderbrarup (Firemon 112), der Universität Paderborn („Integrierte Sicherheits-Pilot-Region“ (INSPIRE)), weiteren Modellprojekten Smart Cities sowie Ehrenamtsorganisationen. Diese interdisziplinäre Zusammenarbeit sichert die Praxistauglichkeit, Übertragbarkeit und Zukunftsfähigkeit der Lösung.

Durch die Kooperation mit dem Amt Süderbrarup (Firemon 112) wurde frühzeitig die Übertragbarkeit von Komponenten aus Firemon geprüft und in eine daraus entwickelte Leistungsbeschreibung überführt. Im Unterschied zum primär feuerwehrzentrierten Alarmierungs- und Einsatzsystem Firemon 112 ist die Smarte Einsatzkräfteortung speziell auf den Bevölkerungsschutz und das Veranstaltungsmanagement ausgerichtet. Sie adressiert gezielt die Bedarfe ehrenamtlicher Strukturen bei Großveranstaltungen oder dynamischen Einsatzlagen im öffentlichen Raum.

Erfolgsfaktoren zur Verstetigung

Nachhaltige Betreiberstruktur
Die Smarte Einsatzkräfteortung wurde von Beginn an mit dem Ziel eines dauerhaften Betriebs konzipiert. Entwickelt wurde sie gemeinsam mit dem Softwareunternehmen Impact IT, finanziert über das Modellprojekt digital.interkommunal Kalletal Lemgo im Rahmen des Bundesförderprogramms Modellprojekte Smart Cities. Die Fördermittel deckten sowohl die Entwicklung als auch die Pilotphase ab – inklusive Betriebskosten, Schulungen, Benutzerhandbuch, Karten- und Standortsystem sowie eines Transferkonzepts.

Nach Abschluss der geförderten Phase übernimmt das DRK Lemgo den Betrieb der Lösung eigenständig. Damit ist eine tragfähige und langfristig nutzbare Struktur geschaffen, die den dauerhaften Einsatz der Technologie sicherstellt.

Zugang für kleinere Organisationen
Die Smarte Einsatzkräfteortung ist ein kostengünstiges System, welches einfach nutzbar und unabhängig ist. Gerade für ehrenamtlich getragene Strukturen ist das ein großer Vorteil: Sie bleiben frei von teuren Anbieterbindungen und können die Anwendung eigenständig betreiben – flexibel, kosteneffizient und praxisnah.

Umsetzungsstruktur des Projekts in Lemgo — Alte Hansestadt Lemgo

Weitere Informationen

Ausgangsbedingungen und Ziele

Lokale Herausforderungen

In der Alten Hansestadt Lemgo ist das ehrenamtliche Engagement – besonders im Bevölkerungsschutz – ein zentraler Bestandteil der kommunalen Daseinsvorsorge. Doch wie vielerorts stehen auch hier die Ehrenamtsstrukturen vor wachsenden Herausforderungen: begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen, fehlende digitale Werkzeuge und steigende Anforderungen im Einsatzgeschehen. Gerade kleinere Organisationen verfügen häufig weder über ausreichendes Budget noch über technische Unterstützung, um ihre Abläufe effizient und digital unterstützt zu gestalten.

Am Beispiel des traditionellen „Kläschenmarkts“ – ein Volksfest, das jährlich über 146.000 Besucherinnen und Besucher in die historische Innenstadt zieht, werden die Herausforderungen deutlich Auf rund 1,5 km Länge müssen sich die ehrenamtlichen Sanitätskräfte unter anspruchsvollen Bedingungen orientieren: unübersichtliche Räume, hohe Lautstärke und Zeitdruck. Die Kommunikation zwischen Einsatzteams und -leitung erfolgt bislang überwiegend per Funk. Dieses System stößt jedoch unter solchen Bedingungen schnell an seine Grenzen: Die manuelle Standortabfrage ist zeitaufwendig, fehleranfällig und erschwert die flexible Koordination erheblich.

Die zentrale Herausforderung lautet daher: Wie lässt sich unter den gegebenen Rahmenbedingungen – begrenztes Budget, Ehrenamt, komplexe Einsatzlagen – eine verlässliche und zeitnahe Lageübersicht schaffen? Es mangelt an niedrigschwelligen, lokal tragfähigen Lösungen, die das Ehrenamt in Lemgo und darüber hinaus stärken und auch unter anspruchsvollen Bedingungen die Einsatzfähigkeit dauerhaft sichern.

Planungsziele

Die Maßnahme Smarte Einsatzkräfteortung zahlt unmittelbar auf die Ziele des interkommunalen Smart-City-Projekts digital.interkommunal Kalletal.Lemgo ein: Sie unterstützt die digitale Transformation im Bevölkerungsschutz und stärkt die kommunale Daseinsvorsorge im Handlungsfeld Gesundheit. Durch die Ortung von Einsatzkräften in Echtzeit können Einsätze effizienter koordiniert und Ehrenamtliche entlastet werden. Zugleich verbessert die Lösung die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Hilfsorganisationen und digitalen Dienstleistern und schafft eine datenbasierte Grundlage für zukünftige Planungen. Dauerhaft sichtbare Points of Interest (POIs) in der Anwendung sowie die Möglichkeit, Standortdaten als Excel-Datei zu exportieren, ermöglichen die Datenauswertungen und bieten fundierte Entscheidungsgrundlagen.

Im Kontext der Stadtentwicklung der Alten Hansestadt Lemgo leistet die Maßnahme einen Beitrag zur Stärkung des Ehrenamts, zur Weiterentwicklung des Eventmanagements und zur Erhöhung der Sicherheit im öffentlichen Raum. Sie ist ein Beispiel dafür, wie eine digitale Lösung konkret auf lokale Herausforderungen reagiert und zugleich übertragbar, skalierbar und anschlussfähig an integrierte Stadtentwicklungsziele umgesetzt werden kann.

Ansatz zur Wirkungsmessung

Deutlich schnellere Einsatzkoordination:

Ein zentrales Ziel der Smarten Einsatzkräfteortung ist die Verkürzung der Reaktionszeit. Zur Bewertung der Wirkung wurde ein Interview mit dem örtlichen Leiter des DRK Lemgo geführt. Dabei zeigte sich: Der Zeitraum zwischen dem Eingang eines Notrufs und der Zuteilung eines passenden Einsatzteams konnte im Durchschnitt um 30 bis 40 Sekunden reduziert werden. Im Vergleich zum Jahr 2022 wurde die Reaktionszeit im Jahr 2023 messbar verbessert – ein klarer Hinweis auf den Erfolg der digitalen Lösung bei der schnelleren Koordination von Einsätzen.

Entwicklung und Umsetzung

Prozessschritte

Projektplanung und Bedarfsklärung: In der Strategiephase des Smart-City-Projekts hat das DRK Lemgo die Idee der Einsatzkräfteortung an das Projektteam herangetragen. Die Idee wurde gemeinsam in einem Projektsteckbrief ausformuliert. Somit wurden bereits in der Projektentwicklung wichtige Themen, wie Bedarfe, Ziele, Zielgruppen, Akteure mit Verantwortlichkeiten und langfristige Betriebssicherung gemeinsam definiert.
Vergabeprozess Softwareentwicklung: Die Leistungen zur Softwareentwicklung wurden ausgeschrieben und der IT-Dienstleister Impact IT wurde als geeigneter technischer Partner beauftragt.
Entwicklung, Testbetrieb und Schulung: Die Software wurde als Test- und Produktivversion umgesetzt, ergänzt durch Schulungen, ein Benutzerhandbuch und ein offenes Transferkonzept.
Pilotanwendung beim DRK Lemgo: Die Software wurde erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert und in der Praxis erprobt.
Regelbetrieb im interkommunalen Verbund: Die Produktivversion wurde in den laufenden Betrieb überführt und zentral über Lemgo und Kalletal betrieben.
Transfer und Skalierung: Das Transferkonzept wurde beworben, um weitere Einsatzfelder und Kooperationspartner für eine Nachnutzung zu gewinnen. Der Quellcode ist auf OpenCode und gitlab veröffentlicht.
Übergabe an den DRK Lemgo: Nach erfolgreicher Implementierung wurde der Betrieb der Lösung zur Einsatzkräfteortung vollständig an das DRK übergeben.

Governance

Innerhalb der Stadtverwaltung Lemgo waren verschiedene Fachbereiche in die Smarte Einsatzkräfteortung eingebunden, insbesondere: Stadtplanung, Ordnungsamt, Bauaufsicht, Feuerwehr und Straßenverkehr. Diese Fachbereiche bilden wichtige interne Schnittstellen, insbesondere in Bezug auf digitale Infrastruktur, öffentliche Sicherheit und Integration in bestehende Verwaltungsprozesse.

Die Umsetzung in Lemgo wurde durch eine klar festgelegte Governance-Struktur und das abgestimmte Zusammenspiel zentraler Akteure ermöglicht. Die Gesamtkoordination und das Projektmanagement lagen beim Smart-City-Team des Projekts digital.interkommunal Kalletal.Lemgo, das zudem für die Finanzierung sowie Aufgaben in der Koordination und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich war.

Der DRK Lemgo war als praktischer Nutzer von Beginn an aktiv in das Projekt eingebunden. Er brachte Erfahrungen von Großveranstaltungen ein, beteiligte sich an der konzeptionellen Entwicklung und unterstützte die Kommunikation mit der Öffentlichkeit.

Eine zentrale Rolle spielte zudem das Softwareunternehmen Impact IT, das im Auftrag der Projektpartner die technische Entwicklung verantwortete und eng mit den beteiligten Akteuren zusammenarbeitete.

Flankierend zur technischen Entwicklung wurde eine gemeinsame Arbeitsgruppe eingerichtet, die Vertreterinnen und Vertreter des Modellprojekts digital-interkommunal, des DRK Lemgo, des Forschungsprojekts INSPIRE der Universität Paderborn sowie des Projekts Firemon 112 aus dem Amt Süderbrarup zusammenbrachte. Diese interdisziplinäre Gruppe begleitete die Umsetzung kontinuierlich, identifizierte praxisrelevante Herausforderungen und entwickelte gemeinsam tragfähige Lösungsansätze.

Kosten bei Beschaffung

Personalkosten

Sachkosten

Investive Kosten

Phase A

Anschaffung

Nicht schätzbar

60.000 €

Phase B

Umsetzung

Betrieb

Nicht schätzbar

7.000 €

Betriebskosten ab Q2 durch DRK Lemgo übernommen

Kostenpunkte:

Entwicklung Standort- und Kartensystem (Software, Personalkosten)
Schulungen (Materialkosten, Personalkosten)
Entwicklung Benutzerhandbuch (Materialkosten, Personalkosten)
Betriebskosten
Transferkonzept (Materialkosten, Personalkosten)

Die laufenden Betriebskosten werden nach einer Pilotphase vom DRK Lemgo übernommen. Die Entwicklung des Standort- und Kartensystems, die Schulungen, Entwicklung des Benutzerhandbuchs, Betriebskosten in Pilotphase und das Transferkonzept werden von digital.interkommunal im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel im Zuge der Förderung als Modellprojekt Smart Cities durch den Bund finanziert.

Partizipation und Kommunikation

Bedarfsgerechte Umsetzung durch partizipativen Entwicklungsprozess:
Die ursprüngliche Projektidee für die Smarte Einsatzkräfteortung wurde vom Einsatzleiter des DRK Lemgo im Rahmen der Bürgerbeteiligung zur Strategiephase des Modellprojekts digital.interkommunal Kalletal.Lemgo eingebracht. Anlass war der konkrete Bedarf, Einsatzteams auf unübersichtlichem oder weitläufigem Gelände besser koordinieren zu können – insbesondere dort, wo Funkkommunikation an ihre Grenzen stößt.

Auf dieser Grundlage wurde gemeinsam mit dem DRK eine detaillierte Bedarfsanalyse durchgeführt. Daraus wurden konkrete Ziele abgeleitet und erste Lösungsansätze erarbeitet. Die Umsetzung erfolgte kooperativ und iterativ: Funktionale Prototypen wurden bei realen Veranstaltungen getestet, von DRK-Mitgliedern bewertet und kontinuierlich weiterentwickelt. Die hohe IT-Kompetenz innerhalb des DRK Lemgo trug wesentlich zur praxisnahen Integration der Software bei.

Unterstützende Projektmanagement-Instrumente waren:

iterative Entwicklung mit regelmäßigem Nutzerfeedback
praxisnahe Erprobung in realen Einsatzlagen
laufende Abstimmung mit einer projektbegleitenden Arbeitsgruppe
Dokumentation und Evaluation der Zwischenschritte

Die kooperative Haltung des DRK Lemgo und die Offenheit der technischen Architektur sorgten dafür, dass eine skalierbare, übertragbare und anwendungsfreundliche Lösung entstand.

Politische Rückkopplung und Transparenz:
Die Einbindung politischer Entscheidungsträgerinnen und -träger erfolgte regelmäßig durch Sachstandsberichte in den zuständigen Ausschüssen – in Lemgo im Ausschuss für Wirtschaft und Digitales, im Kalletal im Ausschuss für Digitalisierung, Innovation und Entwicklung ländlicher Raum. Die quartalsweise Berichterstattung diente der transparenten Kommunikation und sicherte politische Rückendeckung für das Vorhaben.

Technische Infrastruktur

Systemanforderungen & Betrieb
Vorausgesetzt wird ein eigener Webserver mit Hosting-Möglichkeit. Für die Installation ist eine technisch versierte Ansprechperson erforderlich, die Erfahrung im Web-Hosting, in der Containerverwaltung und mit Systemintegration mitbringt. Datenschutz, Zuständigkeiten und bestehende IT-Infrastrukturen sollten frühzeitig geklärt werden.

Benutzer- und Rollenmanagement
Das System unterstützt verschiedene Benutzerrollen (zum Beispiel Lesemodus, Bearbeitungsrechte, Admin). Ein Bearbeitungsmodus erlaubt Änderungen, während der Nutzungsmodus den stabilen Einsatzbetrieb sichert. Die Oberfläche ist intuitiv gestaltet und auf allen Endgeräten nutzbar (Responsive Design).

Smartphone-basierte GPS-Ortung mit Owntracks
Für die Ortung werden handelsübliche Smartphones eingesetzt, auf denen die Open-Source-App Owntracks (https://owntracks.org/) installiert ist, welche den Standort überträgt. Die Geräte befinden sich in den Einsatzrucksäcken und senden regelmäßig über die App GPS-Daten an die Webanwendung – ohne zusätzliche Spezialhardware.

Flexible Kartennutzung und Layer-Funktion
Als Grundlage dient eine digitale Karte, die durch eigene Layer (zum Beispiel Veranstaltungspläne als Bilddateien) ergänzt werden kann. Zusätzlich können markante Orte, Stände, Notfallpunkte oder Geräte (zum Beispiel Defibrillatoren) als eigene Punkte auf der Karte angelegt und durchsucht werden. Weitere Funktionen sind unter anderem die Anzeige von Akkustand sowie der letzte bekannte Standort mit Zeitstempel.

Offene Webanwendung mit modularer Architektur
Die Webanwendung der Smarten Einsatzkräfteortung ist Open Source und unter folgendem Link frei zugänglich:
https://gitlab.opencode.de/alte-hansestadt-lemgo/smarte-einsatzkraefteortung
Benutzerhandbuch:
https://gitlab.opencode.de/alte-hansestadt-lemgo/smarte-einsatzkraefteo…
Transferkonzept:
https://digital-interkommunal.de/wp-content/uploads/2022/12/Transferkon…

Das Frontend ist mit Vue.js (https://vuejs.org/) und TypeScript (https://www.typescriptlang.org/) entwickelt. Das Backend basiert auf der Programmiersprache Golang (https://go.dev/). Für die Ausführung wird eine Containerumgebung wie Docker (https://www.docker.com/) genutzt. Konfigurationsdateien sind im Format JSON (https://www.json.org/) und YAML (https://yaml.org/) umgesetzt.

Lizenzen

Software: European Union Public Licence (EUPL), Version 1.2 oder höher
Kartendaten: OpenStreetMap (https://www.openstreetmap.org/) unter der Open Database License (ODbL): https://opendatacommons.org/licenses/odbl/
Kartenstile und Icons: OpenMapTiles (https://openmaptiles.org/) unter der CC BY 4.0-Lizenz: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/

Datengrundlagen

Für den Einsatz der Smarten Einsatzkräfteortung dienen digitale Karten und Pläne, zum Beispiel das Straßennetzwerk, Gebäude und andere „Hindernisse“. Dieses Kartensystem einer Region kann man als digitales Overlay in die Smarte Einsatzkräfteortung integrieren. Erhobene Daten speisen sich aus dem GPS-Tracking während der Anwendung. Die Standortdaten der Einsatzkräfte werden somit an die zentrale Einsatzleitung übertragen.

Zusätzlich können Anwenderinnen und Anwender Markierungen auf der Karte vornehmen und diese benennen, zum Beispiel Orte, an denen sich die Defibrillatoren befinden.

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