Erfolg ist, wenn andere es nachmachen! Was Smart-City-Lösungen wirklich übertragbar macht

Die erfolgreiche Nachnutzung von Smart-City-Lösungen ist ein zentrales Anliegen des Förderprogramms Modellprojekte Smart Cities (MPSC). Ziel ist es, entwickelte Lösungen nicht nur lokal umzusetzen, sondern sie in andere Kommunen – auch außerhalb der Förderkulisse – in die Anwendung zu bringen. Übertragung wird dabei als Prozess verstanden, bei dem erfolgreich entwickelte Konzepte, Technologien oder Strategien aus einer Stadt auf eine andere Stadt übertragen und dort angepasst werden. Mit der Verankerung des Open-Source-Gebots in der Förderrichtlinie ist eine wichtige Voraussetzung für die Nachnutzung bereits von Beginn an mitgedacht worden. Oft bleiben die entwickelten Lösungen jedoch in der Kommune, in der sie entwickelt wurden.

Wir haben uns gefragt: Woran liegt es, dass manche Lösungen erfolgreich in gleich mehrere andere Kommunen übertragen werden und andere nicht? Welche Erfolgsfaktoren und Hindernisse gibt es und lassen sich dabei Muster erkennen? Dazu haben wir uns sechs Smart-City-Lösungen, die bereits in mindestens 16 Kommunen nachgenutzt werden, genauer angeschaut.

Der Blogartikel beleuchtet anhand sechs konkreter Übertragungsfälle, unter welchen Bedingungen Smart-City-Lösungen erfolgreich von einer Kommune auf eine andere übertragen werden können, welche Hindernisse auftreten und welche strukturellen Muster sich erkennen lassen. Dafür haben wir sowohl mit Kommunen gesprochen, die ihre Softwarelösungen bereitstellen, als auch mit solchen, die diese nachnutzen. Auf diese Weise konnten wir beide Perspektiven systematisch zusammenführen.

Herangehensweise der Analyse

Für die Analyse wurden Smart-City-Lösungen mit einer Softwarekomponente untersucht, die im MPSC-Förderprogramm entstanden sind. Die Auswahl ist nicht repräsentativ, vielmehr wurden Lösungen ausgesucht, die bereits bekannt waren (etwa, weil sie beim MPSC-Kongress vorgestellt wurden oder bereits Sichtbarkeit erlangt haben, z. B. die Buchungssoftware „Biletado“). Auf Grundlage einer halbjährlichen Befragung der MPSC nach Übertragungsfällen wurden im nächsten Schritt diejenigen Kommunen per Interview befragt, die entweder bereits eine andere Smart-City-Lösung in ihrer eigenen Kommune nachnutzen oder eine eigens entwickelte Smart-City-Lösung in eine andere Kommune übertragen haben.

Übersicht der sechs beleuchteten Übertragungsfälle
1.	MPSC Bamberg: KI-gestützte Luftbildauswertung „BaKIM – Gesunde Bäume durch künstliche Intelligenz“, Übertragung auf die Stadt Lemgo und mehrere nicht geförderte Kommunen
2.	MPSC Bamberg: „Digitales Schwarzes Brett ("BamBoard")“, Übertragung auf die Stadt Olpe
3.	MPSC Halle (Saale): 3D-Modell „HAL Plan“, Übertragung auf die Stadt Paderborn
4.	MPSC Süderbrarup: Buchungsplattform „Biletado“, Übertragung auf die Gemeinde Ringelai, Eichenzell und zahlreiche weitere Kommunen
5.	MPSC 5 für Südwestfalen (Stadt Menden): Plattform „Erlebnis.Stadt“, Übertragung auf die Städte Bamberg und Olpe
6.	MPSC 5 für Südwestfalen (Stadt Soest): „Soest App“, Übertragung auf die Städte Bamberg und Olpe

Selfie von einem Mann und einer Frau, die lachend eine Urkunde und einen Preis in die Kamera halten. — Die Übertragung der Lösung BaKIM von Bamberg nach Lemgo wurde 2025 mit dem Ko-Pionier-Preis ausgezeichnet: Jonas-Dario Troles (Smart City Bamberg) und Nicole Baeumer (Projektleiterin digital.interkommunal) freuen sich über die Auszeichnung. digital.interkommunal

Wege zur Nachnutzung von Smart-City-Lösungen

Ein zentrales Muster zeigt sich bereits bei der Ausgangslage: Erfolgreiche Übertragungen sind selten Zufallsprodukte. In vielen Fällen wurde die spätere Nachnutzbarkeit bereits bei der Entwicklung mitgedacht – sei es aus strategischer Motivation oder aus dem Wunsch nach Skalierung. So hat beispielsweise die Stadt Süderbrarup von Beginn an darauf geachtet, Biletado modular zu entwickeln, offene Schnittstellen einzuplanen und ihre Dokumentation strukturiert aufzubereiten, um einen von Beginn an angestrebten Transfer zu erleichtern.

Neben den Menschen, die mit entsprechender Motivation und dem benötigten Wissen an den Lösungen arbeiten, benötigt es das Verständnis in den Verwaltungen und der Politik, dass solche Lösungen nicht explizit für die entwickelnde Kommune gebaut werden dürfen, sondern immer so konzipiert sein müssen, dass sie übertragbar sind. (Nicole Döpp, MPSC Süderbrarup)

Bei der Auswertung wurde deutlich, dass viele Übertragungen nicht über formale Programme entstehen, sondern über persönliche Kontakte bei Veranstaltungen und Netzwerkformaten, sowie durch bestehende Projektkonsortien oder über beteiligte Dienstleister. So ist zum Beispiel Lemgo über das MPSC-Netzwerk auf die Lösung „BaKIM“ der Stadt Bamberg aufmerksam geworden.

Ebenso wichtig ist die Auffindbarkeit von Lösungen, beispielsweise über Wissensdatenbanken, wie den Smart City Dialog. Auch Michaela Halbe-Senske aus der Stadt Olpe bestätigt das:

Die Lösung 'Digitales Schwarzes Brett' wurde im Rahmen des MPSC-Netzwerks identifiziert. Konkret erfolgte die Kenntnisnahme über die Wissensdatenbank der Modellprojekte Smart Cities, in der übertragbare Lösungen strukturiert dokumentiert und zugänglich gemacht werden. Die Stadt Bamberg hatte ihre Lösung dort transparent dargestellt und als Open-Source-Projekt veröffentlicht. Auf dieser Grundlage wurde ein direkter fachlicher Austausch zwischen der Stadt Olpe und der bereitstellenden Kommune initiiert. (Michaela Halbe-Senske, MPSC 5 für Südwestfalen)

Sichtbarkeit erhöht die Wahrscheinlichkeit von Nachnutzungen demnach erheblich. Die konkrete Herangehensweise an eine Übertragung unterscheidet sich je nach Organisationsstruktur der Kommune. Kommunen mit eigener IT können Open-Source-Lösungen teilweise eigenständig implementieren. Häufig übernimmt jedoch ein externer Dienstleister die Anpassung und Implementierung. Die Gemeinde Eichenzell berichtet hierzu, dass die Nachnutzung der Buchungsplattform „Biletado“ durch einen regionalen Dienstleister überprüft und implementiert wurde. Erfolgreiche Übertragungsprozesse folgen üblicherweise einem strukturierten Ablauf: Zunächst prüfen Kommunen die Architektur und Schnittstellenfähigkeit einer Lösung. Danach gleichen sie sie mit ihrer eigenen Smart-City-Strategie ab. Es folgen die vergaberechtlichen Schritte, Anpassungen an lokale Bedarfe und schließlich eine schrittweise Umsetzung, bei der das Feedback der Nutzerinnen und Nutzer laufend berücksichtigt wird.

Stele mit Touchscreen auf einer Wiese — Die Software hinter den interaktiven Touchbildschirmen – "Digitale Schwarze Bretter" – im Kreis Olpe wurde für die "BamBoards" in Bamberg entwickelt. Kreisstadt Olpe

Worauf es bei der Nachnutzung ankommt

Zu den zentralen Erfolgsfaktoren zählt in nahezu allen Fällen eine konsequente Open-Source-Architektur. Offen dokumentierter Code, transparente Lizenzmodelle und nachvollziehbare technische Strukturen reduzieren Implementierungsrisiken erheblich. Ebenso wichtig ist eine klare Governance: Bereits vor der Einführung muss festgelegt werden, welche Organisationseinheit für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung verantwortlich ist. Damit das funktioniert, braucht es vor allem eins: Festes Personal, dass sich langfristig um Smart-City-Projekte kümmert. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die gemeinsame Weiterentwicklung. Wenn mehrere Kommunen dieselbe Software einsetzen, können Weiterentwicklungskosten geteilt und neue Funktionalitäten allen Nutzern zugänglich gemacht werden. Damit lassen sich Ressourcen besser nutzen und Lösungen weiter ausrollen. Dies stärkt die technologische Souveränität der Kommunen und reduziert langfristige Abhängigkeiten von proprietären Anbietern.

Typische Hindernisse

Gleichzeitig zeigen sich typische Hindernisse. Trotz Open Source entstehen häufig erhebliche Initialisierungskosten – etwa für Hardware, Implementierung oder Anpassungsleistungen. Die Verantwortlichen aus Olpe berichten, das die Nachnutzung der Smart-City-Lösung „Schwarzes Brett“ ohne Fördermittel nicht möglich gewesen wäre. Auch fehlende Betriebspartner, unklare Zuständigkeiten oder kontextabhängige Speziallösungen können Transfers verhindern. Modular aufgebaute Softwarelösungen sind deutlich skalierbarer als komplexe, stark kontextgebundene Vorhaben. Aus Sicht der nachnutzenden Kommunen sind strukturierte Unterstützungsinstrumente besonders hilfreich: standardisierte Übertragungsleitfäden, Checklisten für rechtliche und technische Fragen, Musterdokumentationen zu Betrieb und Governance sowie praxisnahe Erfahrungsberichte zu tatsächlichen Implementierungsaufwänden. Ebenso entscheidend ist eine transparente Darstellung von Betriebs- und Folgekosten, damit politische Entscheidungsträger realistische Einschätzungen treffen können.

Screenshot der Testumgebung des Raumbuchungstools Biletado — Eine umfassende und verständliche Dokumentation ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die Übertragbarkeit von Lösungen: Die Open-Source-Software des Buchungssystems Biletado ist vollständig dokumentiert. In der Testumgebung haben Interessierte die Möglichkeit, das System eigenständig zu erproben. Amt Süderbrarup

Gelingensbedingungen für erfolgreiche Transfers

Aus den erfolgten Befragungen zu Übertragungsprozessen bei insgesamt sechs Smart-City-Lösungen lassen sich diverse Gelingensbedingungen ableiten. Diese können in strukturelle und technische Bedingungen unterschieden werden:
Strukturelle und organisatorische Gelingensbedingungen

Der persönliche Austausch ist sehr wichtig: Der Kontakt ist oftmals bei den MPSC-Kongressen zustande gekommen.
Strukturierter Wissenstransfer: Formalisierte Austauschformate zwischen bereitstellender und nachnutzender Kommune (z. B. Leitfäden, Jour-Fixe, technische Workshops) beschleunigen den Prozess und verhindern Doppelarbeiten.
Klare Governance- und Betriebsverantwortung: Bereits vor Implementierung sollte geklärt sein, welche Organisationseinheit den späteren Regelbetrieb verantwortet (klare Zuständigkeiten für Betrieb und Contentpflege).
Frühe strategische Einbettung: Die Nachnutzung sollte nicht als Einzelmaßnahme, sondern als Bestandteil einer übergeordneten Digital- und Smart-City-Strategie verstanden werden.
Transparente Darstellung von Betriebs- und Folgekosten, sowie eine zentrale Auffindbarkeit übertragbarer Lösungen innerhalb des MPSC-Netzwerks.
Realistische Zeitplanung für Vergabe- und Bauprozesse im öffentlichen Raum.
Technische Gelingensbedingungen
Technische Offenheit als Grundvoraussetzung: Open-Source-basierte Lösungen mit dokumentierter Architektur und offenen Schnittstellen reduzieren Implementierungsrisiken erheblich.
Wichtig ist, dass die Übertragung bereits bei der Entwicklung mitgedacht wird. Übertragung wird dann erleichtert, wenn Lösungen modular gedacht und klar als replizierbare Referenzmodelle dokumentiert sind.
Eine gute Dokumentation des Codes.

Fazit: Übertragung als Hebel für digitale Souveränität

Was braucht es also, damit die Nachnutzung von Smart-City-Lösungen wirklich zum Erfolg führt? Damit die Übertragung gelingt, sollte sie von Anfang an strategisch mitgedacht und technisch offen sowie modular umgesetzt werden. Ein strukturierter Austausch zwischen Kommunen hilft, Prozesse zu beschleunigen und Doppelarbeit zu vermeiden. Außerdem sichern klare Zuständigkeiten den langfristigen Betrieb – und ausreichende finanzielle Mittel sind entscheidend, um die Anfangskosten abzufedern. Damit das Potenzial künftig stärker genutzt wird, sind unterstützende Rahmenbedingungen entscheidend: zum Beispiel klare Transferformate, gut aufbereitete Dokumentation, genügend finanzielle Ressourcen und dauerhaft verankertes Personal im Smart-City-Umfeld. Als wünschenswert für gelingende Übertragungsfälle nennen die Kommunen unter anderem praxisorientierte Checklisten für Übertragungs- und Implementierungsprozesse, Musterdokumentationen zu Vergabe und Hardwareintegration, moderierte Austauschformate mit bereits umsetzenden Kommunen und strukturierte Erfahrungsberichte zu organisatorischen Herausforderungen. Die Ergebnisse machen deutlich, dass die Weitergabe von Smart-City-Lösungen ein echter Hebel ist, um digitale Innovationen in Städten und Gemeinden voranzubringen.