Kein Zufall, sondern Planungsaufgabe: So gelingt Verstetigung

Ein Förderprogramm wie die Modellprojekte Smart Cities (MPSC) ist eine große Chance: Es erlaubt Kommunen mutig Neues ausprobieren – oder wie es Matthias Großklaus von der Agora Digitale Transformation kürzlich beschrieben hat: „Dinge auszuprobieren, kreative Lösungen zu finden und neue Pfade zu betreten“ (Großklaus 2025).

Doch was wäre, wenn es diese Förderung morgen nicht mehr gäbe? Wie gut wären die geförderten Projekte darauf vorbereitet, ihre Projekte in den dauerhaften Betrieb zu bringen? Als wissenschaftlicher Projektleiter in der MPSC-Begleitforschung habe ich gelernt: Zu einem echten Treiber nachhaltiger Transformation können Smart-City-Projekte vor allem dann werden, wenn sie ab Tag Eins mitdenken, wer später als Partner benötigt wird, woher die Finanzierung kommt, wer wofür Verantwortung trägt, welche Wirkungsindikatoren von wem gemessen werden und wovon der Weg in die Skalierung abhängt. Ohne diese Antworten drohen viele gute Ideen am Ende zur Eintagsfliege zu werden oder in Mitten der großen Herausforderungen zu verpuffen, vor denen Kommunen stehen.

Wer sagt was über die Anforderungen von Verstetigung?

Forschende und die kommunale Praxis sind sich einig: Digitale Werkzeuge für die Stadtentwicklung sind längst mehr als technisches Spielzeug. Sie gelten als zentrale Bausteine für die Sicherung des Gemeinwohls und effizientes Verwaltungshandeln. Doch einen technischen Lösungsansatz als erfolgreiches Pilotprojekt umzusetzen, reicht nicht. Entscheidend ist, ob Kommunen die Fähigkeit aufbauen können, solche Lösungen dauerhaft zu betreiben und weiterzuentwickeln.

Ein Schlüsselfaktor ist der interne Kompetenzaufbau: Verwaltungsteams müssen lernen, mit knappen Personal- und Finanzressourcen umzugehen, Technologien zu verstehen und gezielt mit Partnern zusammenzuarbeiten, die fehlendes Wissen ergänzen (Mora et al. 2023). Partnerschaften mit Forschung oder anderen Kommunen und der Aufbau lokaler Akteursnetzwerke können so den Sprung von der einmaligen Förderung in den Dauerbetrieb erleichtern. Wie sich die Kompetenzanforderungen dabei verändern – von experimentellem Projektwissen hin zu betriebsnaher Steuerungs- und Führungskompetenz – und welche organisatorischen Anpassungen Kommunen dafür vornehmen müssen, haben kürzlich auch Andreas Helsper und Ulrich G. Schnabel in ihrem Blogbeitrag „Organisation und Führung neu denken: Smart-City-Projekte brauchen Organisationsentwicklung“ ausführlich beleuchtet.

Gleichzeitig gilt es, den normativen Rahmen der Smart City Charta (2021) einzuhalten: Smart-City-Lösungen sollen nicht nur digital und modern wirken, sondern konkret zu Nachhaltigkeit und integrierter Stadtentwicklung beitragen. Dazu gehört es unter anderem Ressourcenschonung, Klimaschutz und eine aktive Bürgerbeteiligung als Projektziele zu verfolgen.

Ein fiktives Beispiel zeigt:

Wenn eine Kommune eine Lösung entwickeln möchte, um Wärmedaten clever zu nutzen, kann ein Tool zur flächendeckenden Analyse der Wärmeverbrauchsdaten dazu beitragen, zu erkennen, wo Altbauten hohe Energieverluste haben. Doch statt nur eine Plattform aufzubauen, geht es darum, von Beginn an ein Planungsziel zu definieren – zum Beispiel einen Prozentwert für die jährliche Reduktion von CO₂-Emissionen in Bestandsquartieren. Zusammen mit dieser Kennzahl und ihrer Einbettung in politische Beschlussvorlagen, lässt sich dann Legitimation für die dauerhafte Finanzierung der Smart-City-Lösung schaffen.

Trotz solcher normativen Leitplanken zeigt die Praxis: Der Übergang vom Pilotprojekt zur Verstetigung bleibt herausfordernd. Häufig fehlt von Beginn an eine konsequent verfolgte Verstetigungslogik – etwa weil bis zuletzt kein Betriebsmodell definiert oder die Finanzierungsfrage vertagt wurde. Bundgaard & Borrás (2021) raten deshalb, die eigenen Entwicklungskapazitäten früh ehrlich einzuschätzen und darauf aufbauend einen passenden Weg zu wählen – eine eigenverantwortliche Entwicklung auf Basis vorhandener Kompetenzen und Steuerungsfähigkeiten oder den Schulterschluss mit strategischen Partnern, die als Kooperationspartner eigene Lücken ausgleichen und damit den reibungslosen Betrieb absichern können.

Internationale Erfahrungen (OECD 2024) bestätigen: Digitale Projekte behalten vor allem dann langfristig Wirkung und politischen Rückhalt, wenn sie strategisch auf Nachhaltigkeit und Gemeinwohl ausgerichtet sind. Ohne klare Wirkungsorientierung droht häufig die Pilotfalle – mit vielen Insellösungen, aber wenig Transformationsleistung.

In Summe würde ich den Stand der Diskussion so zusammenfassen: Wir wissen, wohin wir wollen – lokale digitale Dateninfrastrukturen systematisch ausbauen, integrierte Strategien verfolgen und interne Kompetenzen im Zusammenspiel mit Partnernetzwerken aufbauen. Aber der Weg ist voller Stolpersteine. Wer Verstetigung als Planungsaufgabe angeht, muss Hürden wie unklare Zuständigkeiten, fehlende Wirkungsziele und träge Verwaltungsstrukturen bewusst angehen.

Abstrakte 3D-Simulation einer Straßenkarte mit leuchtenden Pins und Straßen — Der Übergang vom Pilotprojekt zur Verstetigung bleibt herausfordernd. Häufig fehlt von Beginn an eine konsequent verfolgte Verstetigungslogik. adobe.stock.com - javu

Was haben wir als Begleitforschung gelernt – und was heißt das für die geförderten Projekte?

Die bisherigen Erfahrungen aus den Modellprojekten Smart Cities zeigen: In den letzten Jahren haben viele Kommunen vielfältige Smart-City-Lösungen entwickelt – von City-Apps über urbane Datenplattformen bis hin zu innovativen Beteiligungstools. Doch was passiert, wenn die Projektförderung endet? Wie können diese innovativen Piloten zu einem festen Bestandteil kommunalen Handelns werden? Eine aktuelle Studie hat neun beispielhafte Maßnahmen aus drei Modellprojekten Smart Cities nach Beendigung des Förderzeitraums genauer untersucht und zeigt, wie die Verstetigung in der Praxis gelingen kann.

Die Studie „Vom Pilotprojekt zur Praxis: Smart-City-Maßnahmen erfolgreich verstetigen“ von Theresa Hohmann, Cornelis Kayser und Jan Abt als Autorenteam des Deutschen Instituts für Urbanistik (Difu) untersucht neun beispielhafte Maßnahmen aus Solingen, Kaiserslautern sowie dem kommunalen Zusammenschluss der Landkreise Vorpommern-Greifswald und Mecklenburgische Seenplatte. Zentrale Erkenntnis ist dabei, dass Verstetigung kein Automatismus ist, sondern ein strategisches Vorgehen erfordert. Fünf Faktoren stechen dabei besonders hervor:

Kommunikation:
Kommunen müssen Ziele und Nutzen ihrer Maßnahme verständlich erklären – intern, gegenüber der Politik und der Öffentlichkeit.
Wirkung sichtbar machen:
Wer belegen kann, was eine Maßnahme tatsächlich bringt, stärkt die Argumente für ihre Weiterführung. Kommunen sollten früh messen, wie die Lösung wirkt – und das mit nachvollziehbaren Zahlen und Beispielen belegen.
Technische Anschlussfähigkeit:
Digitale Lösungen müssen zu bestehenden IT-Strukturen passen. Kommunen brauchen ein Konzept für den laufenden Betrieb und spätere Weiterentwicklungen.
Klare Zuständigkeiten:
Kommunen sollten früh klären, wer für die Maßnahme verantwortlich bleibt – über Projektgrenzen hinaus.
Finanzierung sichern:
Nur wer dauerhafte Mittel oder tragfähige Modelle findet, kann digitale Angebote langfristig betreiben.

Was genau soll eigentlich verstetigt werden?

Ein gezielter Blick auf die verschiedenen Lösungen der Modellprojekte Smart Cities (vgl. Steckbriefe der Smart City Lösungen) ergänzt und bestätigt diese Studienergebnisse: Verstetigung meint für erfolgreiche Modellprojekte weit mehr als den dauerhaften Betrieb einer einzelnen App.

Kommunen betonen vor allem drei Erfolgsfaktoren:

Verlässliche Strukturen in der Verwaltung,
eine langfristig gesicherte Finanzierung und
klare Verantwortlichkeiten für Betrieb und Weiterentwicklung.

Ebenso wichtig: digitale Lösungen von Beginn an in Abläufe und Infrastrukturen einbetten und Partnerschaften aufbauen – etwa mit kommunalen Betrieben, regionalen IT-Dienstleistern, Forschungspartnern oder zivilgesellschaftlichen Akteuren.

Neben weiteren in Abbildung 1 gesammelten Erfolgsfaktoren werden solche Kooperationen häufig als Hebel genannt, um Kosten zu teilen und fehlendes Know-how auszugleichen.

Auflistung von Erfolgskriterien für Smart City Lösungen — Von den Modellprojekten Smart Cities genannte Erfolgskriterien zur Verstetigung. Smart City Dialog

Welche Rolle spielt das Betreibermodell?

Entscheidend für die Verstetigung einer Smart-City-Lösung ist vor allem aber auch das Betreibermodell. Die Studie „Smart-City-Lösungen skalieren: Erfolgskriterien für die nachhaltige Verstetigung und den erfolgreichen Transfer“, begleitet von Jochen Rabe, Franziska Sahr, Andreas Helsper, Sarah Kaltenegger, Antonia Burgold, Matthias Berg und Anna Schmitt als Autorenteam des Kompetenzzentrums Wasser Berlin GmbH (KWB) sowie den beiden Fraunhofer-Instituten IAO und IESE, zeigt: Ein früh mitgedachtes Betreibermodell regelt, wer im Dauerbetrieb Verantwortung trägt, wie technische und organisatorische Aufgaben verteilt sind und welche Ressourcen verfügbar sein müssen.

Studienbeispiel aus der Praxis: Eine Stadt wollte ihr neues Energiemonitoring-Tool intern betreiben, stellte aber in der Pilotphase fest, dass IT-Kapazitäten fehlen. Durch eine rechtzeitig aufgebaute Kooperation mit dem kommunalen IT-Dienstleister konnte der Betrieb gesichert werden – samt Budgetlinie für Wartung und Weiterentwicklung.

So wird klar: Verstetigung heißt nicht nur Technik am Laufen zu halten, sondern Strukturen zu schaffen, Verantwortlichkeiten zu klären und den dauerhaften Betrieb zu sichern.

Wie begleitet das Programm Kommunen bei Fragen der Verstetigung?

Im Rahmen des MPSC-Förderprogramms ist es wichtig, die geförderten Modellprojekte Smart Cities bei Fragestellungen der Verstetigung gezielt zu unterstützen. In der Koordinierungs- und Transferstelle Modellprojekte Smart Cities (KTS) bietet die fachliche Begleitung ein konkretes Beratungsangebot für die geförderten Kommunen – unter anderem zu Fragestellungen der Umsetzung und Verstetigung sowie zur Entwicklung von nachhaltigen Geschäfts- und Betreibermodellen.

Die Denkweise hinter Geschäftsmodellen kann Kommunen helfen, ihre Smart-City-Lösungen langfristig tragfähig zu machen. Welche Fragen sich dabei stellen und wie sich aus breit angelegten Projekten konkrete Dienstleistungen ableiten lassen, haben Andreas Helsper und Zoe Back kürzlich in ihrem Blogbeitrag „Geschäftsmodelle, die bleiben: So halten Smart-City-Projekte länger“ anhand von Praxisbeispielen aus Regensburg, Osnabrück und Konstanz aufgezeigt. Darüber hinaus gibt es in der Smart City Akademie ein Kursangebot über die „Nachhaltige Verstetigung von Stadtdienstleistungen mit Geschäftsmodellen“.

Stadtplanungstreffen mit Stadtmodell — Im Rahmen des MPSC-Förderprogramms ist es wichtig, die geförderten Modellprojekte Smart Cities bei Fragestellungen der Verstetigung gezielt zu unterstützen. adobe.stock.com - vlntn

Roadmap als Verstetigungswerkzeug: Wie lässt sich heute der übernächste Schritt planen?

Die bisherigen Überlegungen zeigen deutlich, dass Verstetigung eine vielschichtige und komplexe Aufgabe ist, die sich in einfachen Handlungsempfehlungen nicht vollständig abbilden lässt, weil es nicht den einen Weg zum erfolgreichen Dauerbetrieb von Smart-City-Lösungen gibt. Vielmehr geht es darum, diesen Weg als Sequenz passender Schritte über die Phasen einer Lösungsentwicklung zu planen und sich bereits frühzeitig Gedanken über den übernächsten Schritt zu machen. Denn genauso individuell wie die Herausforderungen vor Ort in den einzelnen Kommunen sind, so individuell bleibt auch die Suche nach einem passenden Verstetigungsprozess. Genau hier liefert die zuvor genannte Studie „Smart-City-Lösungen skalieren: Erfolgskriterien für die nachhaltige Verstetigung und den erfolgreichen Transfer“ mit einer digitalen Roadmap ein passendes Werkzeug. Sie übersetzt aktuelle Erkenntnisse aus der Smart-City-Forschung und angrenzender Fachbereiche in einen praxisnahen Leitfaden.

Diese Roadmap strukturiert die Entwicklung einer Smart-City-Lösung von der Idee bis zur Verstetigung im Regelbetrieb und zum Transfer in die Breite. Entlang klarer Phasen und Erfolgskriterien hilft die Roadmap kommunalen Akteuren, ihre eigenen Schritte zu reflektieren, wirtschaftliche und organisatorische Weichen frühzeitig zu stellen und dabei auch Kooperationen, Ressourcenplanungen und Governance-Fragen zu berücksichtigen. Damit bietet sie keinen starren Erfolgs-, sondern einen Orientierungsrahmen für einen kontinuierlichen Lernprozess. Dieser befähigt Kommunen, ihre Lösungen langfristig verstetigbar und übertragbar zu gestalten.

Das folgende Video zeigt beispielhaft, wie die digitale Roadmap ausgehend von der Phase der Verstetigung einer Smart-City-Lösung dabei unterstützen kann, für den organisatorischen Meilenstein „Aufbau stabiler Kooperations- und Netzwerkstrukturen“ über verknüpfte Erfolgskriterien zu lernen. Dies kann bereits in frühen Entwicklungsphasen zu einer verbesserten Ausgangslage für eine erfolgreiche Verstetigung beitragen.

Screenrecording: So funktioniert die Skalierungsroadmap

In diesem Screenrecording erfahren Sie, wie Sie die Skalierungsroadmap für sich und Ihre Fragestellungen nutzen können | Quelle: https://skalierung.smart-city-dialog.de.

Was ist nötig, um Verstetigung mutig als Gemeinschaftsaufgabe voraus zu denken?

Bleibt die Frage, die mich häufig beim Themenfeld Verstetigung beschäftigt: Lässt sich der langfristige Betrieb von Smart-City-Lösungen von Beginn so vorausplanen, dass die Chancen (verlässlich) dafür steigen, dass Smart Cities zu Triebfedern einer nachhaltigen Transformation von Städten und Regionen werden?

Der Blick auf aktuelle Diskussionen in Forschung und Praxis sowie auf die Erfahrungen aus den Modellprojekten Smart Cities zeigt: Die Antwort hängt maßgeblich davon ab, ob es gelingt, frühzeitig über den Pilotstatus hinauszudenken und kritisch zu reflektieren, welche Bausteine der Smart-City-Lösungsansätze dauerhaft zur Erreichung der eigenen stadtentwicklungspolitischen Ziele beitragen.

Auch der Prognos-Trendreport (2025) empfiehlt Smart-City-Projekten deshalb, sich nach einer Experimentierphase wie dem Förderprogramm Modellprojekte Smart Cities unter anderem die folgenden drei Fragen zu stellen:

Wie bewerten wir als Kommune die Ergebnisse in Bezug auf die ursprüngliche Planung und die eingesetzten Ressourcen?
Welche der Ergebnisse und entwickelten Lösungen haben einen so hohen Mehrwert, dass wir sie künftig auch mit Haushaltsmitteln fortführen wollen?
Was würden wir noch einmal machen beziehungsweise was würden wir ändern, wenn wir das Projekt mit dem Wissensstand von heute noch einmal durchführen könnten?

Meine wichtigste Beobachtung aus der Begleitforschung ist deshalb:

Verstetigung beginnt nicht nach der Förderphase, sondern am ersten Projekttag. Wer von Beginn an Verantwortungsverteilung, Finanzierungsmodelle und Wirkungsziele mitdenkt, schafft Strukturen, die über die einzelnen Projekte hinauswirken und eine lernende Verwaltungskultur fördern. Rückschläge und Widerstände gehören dazu – entscheidend ist, dranzubleiben und die richtigen Partner einzubinden.

Zuletzt meine Frage an Sie:

Was war Ihr größter Verstetigungs-Aha-Moment?

Schreiben Sie mir oder teilen Sie ihn in Ihrem Netzwerk – denn je mehr wir diese Erfahrungen teilen, desto leichter gelingt der nächste Sprung vom Prototyp zur dauerhaften Transformation!

Namentlich gekennzeichnete Beiträge geben die Meinung der Autorin oder des Autors wieder.

Leselinks & Literaturverzeichnis

Großklaus, M., 2025: Nachnutzung digitaler Lösungen statt Modellprojekte: Förderprogramme für Kommunen auf die Fläche ausrichten. Agora Digitale Transformation. Zugriff: https://doi.org/10.5281/zenodo.16631522 [zuletzt abgerufen am 29. September 2025].

Mora, L.; Gerli, P.; Ardito, L.; Messeni Petruzzelli, A., 2023: Smart city governance from an innovation management perspective: Theoretical framing, review of current practices, and future research agenda. Technovation, 123, 102717. Zugriff: https://doi.org/10.1016/j.technovation.2023.102717 [zuletzt abgerufen am 29. September 2025].

OECD, 2024: Proceedings of the 4^th OECD Roundtable on Smart Cities and Inclusive Growth. Paris. Zugriff: https://www.oecd.org/en/about/programmes/the-oecd-programme-on-smart-cities-and-inclusive-growth0/oecd-roundtable-on-smart-cities-and-inclusive-growth.html [zuletzt abgerufen am 29. September 2025].

Paskaleva, K.; Evans, J.; Martin, C.; Linjordet, T.; Yang, D.; Karvonen, A., 2017: Data Governance in the Sustainable Smart City. Informatics 4(4), 41. Zugriff: https://doi.org/10.3390/informatics4040041 [zuletzt abgerufen am 29. September 2025].

Prognos AG; Behörden Spiegel / ProPress Verlagsgesellschaft, 2025: Innovative Lösungen oder teure Spielerei? Smart City nach der Experimentierphase – Sind wir bereit für den nächsten Schritt? Trendreport Digitaler Staat 2025. Zugriff: https://www.prognos.com/de/projekt/trendreport-2025-smart-city [zuletzt abgerufen am 29. September 2025].

Erwähnte Blogbeiträge

Helsper, A.; Back, Z., 2025: Geschäftsmodelle, die bleiben: So halten Smart-City-Projekte länger.

Helsper, A.; Schnabel, U. G., 2025: Organisation und Führung neu denken: Smart-City-Projekte brauchen Organisationsentwicklung.

Von der innovativen Idee in den Regelbetrieb

Fünf zentrale Faktoren als Planungshilfen für den Verstetigungsprozess von Smart-City-Maßnahmen

Erscheinungsjahr 2025

Die Printausgabe können Sie per E-Mail an publikationen.bbsr@bbr.bund.de unter dem Stichwort "Smart-City-Verstetigung" beim BBSR kostenlos bestellen.

Coverbild Verstetigungsstudie - zu sehen ist die Luftaufnahme einer belebten Straße mit vielen Zebrastreifen-

www.bbsr.bund.de

Smart City Lösungen skalieren

Eine Roadmap für Kommunen

Erscheinungsjahr 2024

Das Dossier zur "Roadmap zur Skalierung" unterstützt Kommunen dabei, Smart-City-Lösungen erfolgreich übertragen und nachhaltig verstetigen zu können. Sie treibt damit die kooperative Entwicklung und den innovativen Transfer kommunaler digitaler Lösungen für smarte Städte und Regionen voran.